Un’analisi operativa è una procedura utilizzata per determinare l’efficienza di vari aspetti di un’operazione aziendale. La maggior parte dei rapporti include un attento esame dei metodi di produzione di un’azienda, dei costi dei materiali, dell’implementazione delle attrezzature e delle condizioni del luogo di lavoro. I consulenti professionisti sono spesso assunti dall’esterno di un’azienda per eseguire un’analisi operativa imparziale, che fornisce a un’azienda dati concreti relativi a problemi di rifiuti e rischi operativi. Molte aziende utilizzano le informazioni di tale analisi per decidere quali modifiche devono essere apportate per migliorare le operazioni.
Il processo inizia in genere con un periodo di osservazione: la persona o il gruppo che esegue l’analisi osserva e prende appunti dettagliati su tutte le operazioni quotidiane dell’azienda in questa fase iniziale. Alcuni dettagli della produzione e del servizio clienti di un’azienda possono essere cronometrati o tracciati durante il periodo di osservazione per produrre informazioni statistiche per il rapporto. I dipendenti sono comunemente invitati a svolgere le attività come farebbero normalmente e cercano di ignorare la presenza dei valutatori. L’osservazione in loco può durare un giorno o diverse settimane, a seconda delle dimensioni dell’azienda.
I dipendenti vengono solitamente coinvolti separatamente per esprimere le loro opinioni e preoccupazioni sull’attività al personale di analisi delle operazioni durante la seconda fase della valutazione. Le note della fase di osservazione vengono comunemente riviste per progettare domande utili per le interviste ai dipendenti. Coloro che conducono l’analisi cercano quasi sempre informazioni utili e idee dai dipendenti che possono successivamente includere nel rapporto di analisi. I lavoratori sono normalmente invitati a spiegare completamente il loro lavoro e il livello di produzione che mantengono. Alcuni dipendenti temono questi colloqui di valutazione e sentono di essere costretti a difendere la propria posizione all’interno dell’azienda; una comunicazione chiara dello scopo dell’analisi può essere utile non solo per il morale dei dipendenti, ma anche per ottenere le informazioni più accurate e veritiere.
Spesso vengono ricercati anche i rendiconti di profitti e perdite e i rapporti di controllo dell’inventario per trovare modelli ed errori per completare la ricerca. La revisione di queste cifre può fornire al personale una visione d’insieme di ciò che funziona e non funziona per l’azienda. L’accesso illimitato ai report aziendali fornisce informazioni al personale di analisi operativa su come tutti gli aspetti dell’attività influiscono sul risultato finale sul bilancio.
Le conclusioni sono redatte in un rapporto finale che si basa su tutte le ricerche svolte dal personale di analisi operativa. Le modifiche che hanno l’impatto maggiore nel minor tempo possibile sono comunemente evidenziate e più spesso vengono suggeriti miglioramenti per gli aspetti dell’attività che mostrano i più alti livelli di sprechi e inefficienze. Personale, ambiente di lavoro e cambiamenti procedurali sono tra le raccomandazioni più comuni di un’analisi delle operazioni.