Il settore degli appalti di ospitalità è un sottoinsieme del più ampio campo degli appalti o degli acquisti. L’approvvigionamento di ospitalità si concentra esclusivamente sull’acquisto di beni e servizi per il settore alberghiero, della ristorazione e del resort. Questo settore ha esigenze molto specifiche che non sono standard in nessun altro settore. Esistono quattro aspetti principali dell’approvvigionamento di ospitalità: approvvigionamento, negoziazione del contratto, termini di pagamento e gestione della fine della vita. Sebbene questi termini si applichino genericamente a tutti gli appalti, hanno un significato specifico in questo settore.
L’approvvigionamento di materiali comprende l’identificazione di fornitori idonei, l’emissione di richieste di proposte o preventivi e l’ispezione di vari impianti di produzione. Nel settore dell’ospitalità, i materiali utilizzati per mobili ed elettrodomestici devono essere altamente durevoli e progettati per essere utilizzati da una vasta gamma di persone. La qualità è un problema con tutti i prodotti, ma il focus principale negli acquisti di ospitalità è la longevità e la sostituzione. Ad esempio, un hotel può acquistare centinaia di sedie per la hall principale. Questi disegni devono essere unici per la posizione, ma possono essere facilmente riparati localmente.
La tendenza verso soluzioni ecocompatibili rappresenta una sfida unica per l’approvvigionamento di ospitalità. Questo settore richiede un alto tasso di turnover per infissi, mobili, elettrodomestici e prodotti di consumo. Oltre al problema della durabilità, i prodotti realizzati in impianti di produzione di massa hanno generalmente un forte impatto sull’ambiente, con l’uso diffuso di risorse non rinnovabili. Sebbene molte aziende rispondano alle richieste dei clienti di un servizio ecologico attraverso la riduzione della lavanderia e di altri servizi, i materiali effettivamente utilizzati rimangono una sfida.
Una negoziazione del contratto in materia di approvvigionamento di ospitalità tende a concentrarsi su contratti a lungo termine per una vasta gamma di sedi di marchi diversi. Ad esempio, una tipica catena alberghiera ha da quattro a cinque marchi diversi che devono avere tutti un aspetto unico. I contratti sono negoziati dalla catena, ma potrebbe richiedere l’uso di fornitori locali o più layout unici o schemi di colore e design per soddisfare le diverse esigenze.
I termini di pagamento sono un aspetto critico dell’approvvigionamento di ospitalità a causa dei problemi di flusso di cassa che sono comuni in questo settore. In genere, i termini sono piuttosto generosi, con un pagamento negoziato da 90 a 120 giorni dopo il ricevimento. C’è stata una tendenza recente alla percentuale dei termini di pagamento per il completamento del contratto, che crea una migliore bilancia dei pagamenti ai fornitori consentendo allo stesso tempo all’azienda di ospitalità di gestire il progetto e i tempi.
La gestione del fine vita è una sfida continua nel settore dell’ospitalità. Le apparecchiature vengono generalmente sostituite entro un periodo di due o tre anni e possono essere più brevi nelle strutture di fascia più alta. La necessità di aggiornare continuamente l’aspetto comporta una gamma di prodotti con una vita utile residua dopo la sostituzione. Di conseguenza, molte aziende hanno integrato un processo di rimozione e rimborso nei contratti di approvvigionamento dell’ospitalità. Il fornitore è quindi libero di ritirare l’attrezzatura, ristrutturarla e quindi venderla nuovamente ad altre aziende o direttamente al consumatore.