Un avviso di rimessa è un documento che a volte viene emesso a titolo di cortesia a un venditore o fornitore. Il testo del documento di solito conferma la consegna di beni o servizi ordinati dal cliente, afferma che i prodotti sono soddisfacenti e rileva che il pagamento per l’ordine è in preparazione e verrà effettuato entro una certa data. In alcuni casi, l’avviso accompagna il pagamento e una copia della fattura per l’ordine. Sebbene non sia considerato necessario o richiesto nella maggior parte degli ambienti aziendali, l’avviso di rimessa rimane un punto fermo dell’etichetta aziendale in molte nazioni, con la tecnologia che ora consente di inoltrare versioni elettroniche ai fornitori insieme al metodo più tradizionale di preparazione e pubblicazione di un documento cartaceo .
Il formato esatto di un avviso di rimessa può essere molto semplice o estremamente complesso. Gli esempi più semplicistici possono contenere informazioni minime come il numero d’ordine, la data di ricezione dell’ordine, l’importo dovuto e la data in cui il pagamento verrà inoltrato al fornitore. Esempi più complessi possono includere un elenco dettagliato di ogni articolo incluso nell’ordine, inclusi i prezzi unitari ed estesi per ciascuno di tali articoli, un totale complessivo, il numero dell’assegno per il pagamento e la data in cui l’assegno verrà spedito. Nei casi in cui il pagamento viene rimesso elettronicamente, l’avviso di rimessa può documentare un pagamento completato di recente o avvisare il venditore di aspettarsi la ricezione del pagamento elettronico entro una certa data.
In passato, lo scopo dell’avviso di rimessa non era solo quello di fornire la conferma della ricezione di un ordine e la notifica di un pagamento in sospeso, ma anche come mezzo per estendere la cortesia a un prezioso partner commerciale. Sebbene non obbligatorio, l’emissione di documenti di questo tipo ha reso più facile per gli imprenditori prevedere quando sarebbero stati offerti i pagamenti, il che a sua volta ha aiutato i fornitori nel processo di pianificazione dei pagamenti ai loro creditori. Per gli imprenditori che utilizzavano società di contabilità esterne per gestire i propri debiti e crediti, non era insolito che l’avviso di rimessa fosse inviato direttamente all’azienda mentre il pagamento veniva rimesso a un indirizzo di rimessa separato.
Oggi, l’avviso di rimessa ha lo stesso scopo di base e può fungere da controllo incrociato quando i pagamenti elettronici sono programmati per la consegna entro una certa data. In questa applicazione, un cliente può programmare un pagamento elettronico da depositare in due o tre giorni lavorativi direttamente sul conto bancario del venditore. Una volta programmato il pagamento, il cliente avvisa il venditore tramite e-mail che il pagamento è programmato e dovrebbe arrivare entro una certa data. I dettagli spesso includono il numero di fattura associato al pagamento, l’importo del pagamento ed eventualmente un numero di transazione che può essere utilizzato per tracciare il pagamento in caso di mancato invio nel giorno stabilito.
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