L’esborso in contanti è un processo mediante il quale un’azienda paga denaro a una persona o un’organizzazione, in genere correlata alle spese operative per tale azienda. Sebbene il nome implichi che questo tipo di pagamento venga effettuato in contanti, il che è possibile, è comune che i pagamenti vengano effettuati anche come assegni o transazioni di credito. Ci sono una serie di motivi per cui un’azienda effettua un tale esborso, inclusi gli stipendi dei dipendenti, l’affitto di luoghi fisici e le attrezzature. L’esborso in contanti può essere sottratto dagli incassi per determinare le entrate per un’azienda.
Ci sono diversi modi in cui un’azienda può effettuare un esborso in contanti, incluso l’uso di contanti per effettuare pagamenti. Gli assegni vengono spesso utilizzati per consentire a un’impresa di tracciare e registrare più facilmente tali esborsi. L’uso di carte di credito e metodi simili è diventato sempre più popolare, poiché le carte di credito sono diventate più comunemente accettate e consentono a un’azienda di monitorare più facilmente esborsi e spese. Un’azienda può anche utilizzare trasferimenti di denaro diretti a fini di erogazione di contanti, di solito attraverso il trasferimento di fondi direttamente dal conto dell’impresa al conto di una persona o di un’organizzazione.
Uno degli scopi più comuni di un’erogazione di denaro è il pagamento dello stipendio ai dipendenti. Molte aziende con sedi fisiche incorrono anche in debiti relativi all’affitto o ad altre commissioni per quella sede e il pagamento di questo debito viene generalmente gestito come un esborso. L’acquisto di nuove attrezzature e la manutenzione può essere una spesa importante gestita attraverso l’esborso di denaro. Molte aziende hanno anche una serie di altre spese operative, come l’hosting di siti Web e campagne e materiali di marketing o pubblicitari.
Un esborso di cassa viene in genere registrato in un libro mastro o giornale, che viene utilizzato dalla società a fini contabili. Questo giornale di solito tiene traccia degli esborsi per data e può includere informazioni su ogni esborso effettuato. Tali informazioni spesso includono il nome della persona o dell’azienda a cui è stato effettuato il pagamento, la forma del pagamento effettuato, ad esempio contanti o assegno, un numero di riferimento e il motivo generale dell’esborso. Questi pagamenti vengono sottratti dal reddito totale dalle entrate di cassa per determinare le entrate per un’azienda in un determinato periodo.
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