Gestire un’azienda è molto più complicato di prima, in molti modi significativi. Le richieste di tempo e impegno dei dirigenti dell’azienda sono più alte che mai, ma anche le esigenze dei dipendenti sono maggiori.
La tecnologia moderna è disponibile per soddisfare queste nuove esigenze. Una forma principale di questa assistenza tecnologica è il sistema di gestione delle risorse umane, o HRMS. Questa pratica applicazione software aiuta il datore di lavoro a prendersi cura di una serie di funzioni delle risorse umane utilizzando un solo pratico strumento. Invece di tenere traccia delle presenze dei dipendenti in un programma di database e delle revisioni delle prestazioni dei dipendenti in un altro programma di elaborazione testi, un datore di lavoro può utilizzare HRMS per consolidare tutti quei dati in un comodo sistema di profili dei dipendenti.
Utilizzando HRMS, un datore di lavoro può configurare buste paga e sistemi di benefit, creare e gestire sistemi di formazione e persino tenere traccia delle revisioni delle prestazioni. Le applicazioni spaziano da semplici tracker di tempo e presenza a intere suite di sistemi di monitoraggio e dati. Alcune di queste applicazioni sono personalizzabili, consentendo ai datori di lavoro di tenere traccia di dati come storie personali, competenze e preferenze sul posto di lavoro dei dipendenti. Questo tipo di tracciamento elettronico dei dati semplifica notevolmente la gestione delle esigenze dei dipendenti e consente ai datori di lavoro di concentrarsi su altre esigenze. In alcuni casi, l’utilizzo di HRMS può significare un dipendente in meno che un datore di lavoro deve assumere.
Anche se un datore di lavoro ha un direttore delle risorse umane, HRMS può semplificare il processo di tenere traccia dei salari, dei benefici e dei dati di revisione dei dipendenti. Come minimo, una suite HRMS può aiutare a eliminare la necessità di scartoffie per le risorse umane. E più grande è l’azienda, maggiore è il numero di dipendenti e più risorse umane sono necessarie.
Alcune applicazioni HRMS consentono inoltre ai dipendenti di gestire determinate parti dei propri profili di dati. Ad esempio, alcune università utilizzano una suite HRMS a cui i dipendenti possono ottenere un accesso limitato per modificare le informazioni di contatto di base come nome, indirizzo e numero di telefono. Altre applicazioni HRMS più complicate consentono ai dipendenti qualificati l’accesso agli elenchi di lavoro dell’azienda, sia per visualizzare che per applicare.