L’inventario perpetuo è un metodo per conservare i record di inventario che si basa sull’aggiornamento di tali record in tempo reale. Di conseguenza, le informazioni sono sempre aggiornate, fornendo un riflesso accurato delle merci attualmente disponibili. Ciò contrasta con altri sistemi che si basano sul conteggio periodico dell’inventario per determinare la quantità totale di merci nell’inventario. Il metodo di inventario perpetuo è estremamente popolare negli ambienti di vendita al dettaglio in cui le informazioni in tempo reale sullo stato dell’inventario sono preziose per mantenere scorte adeguate di articoli più venduti.
In un’azienda che utilizza l’inventario perpetuo, ogni volta che le merci vengono ricevute, vengono immediatamente inserite nell’inventario. Un reparto spedizioni e ricevimenti apre gli articoli in arrivo, li scansiona nell’inventario e conferma che gli ordini sono accurati. Se vengono rilevate discrepanze, come articoli sul conto che non sono nella scatola, vengono rilevate in modo da poter presentare una controversia con la società che ha evaso l’ordine.
Quando le merci vengono esaurite dall’inventario, vengono immediatamente detratte dal registro dell’inventario per dimostrare che non sono più disponibili. Molti record di inventario perpetuo sono progettati per integrarsi con un sistema di punti vendita. Ciò consente di adattare automaticamente i conteggi nel record di inventario al momento della vendita.
L’avvento dei sistemi informatici di inventario negli anni ’70 ha reso l’inventario perpetuo un metodo realistico per tracciare l’inventario. Molti sistemi generano statistiche che consentono alle persone di vedere per quanto tempo rimangono gli articoli in inventario, di tenere traccia degli articoli che vendono rapidamente e di esaminare altri dati che possono essere importanti per prendere decisioni sugli ordini. È anche possibile impostare ordini ricorrenti o trigger automatici, ad esempio un ordine che verrà inviato automaticamente quando lo stock di un articolo popolare scende al di sotto di un determinato importo.
Le discrepanze possono svilupparsi tra i record nell’inventario perpetuo e gli articoli reali sullo scaffale. L’inventario può essere perso, rubato o danneggiato e gli impiegati possono commettere errori durante la scansione degli articoli nell’inventario o la vendita di oggetti. Le aziende che utilizzano questo metodo di solito pianificano di mettere da parte un giorno di inventario ogni pochi anni per chiudere il negozio e passare attraverso l’intero inventario per allinearlo ai record. Le aziende con alti tassi di perdita a causa del furto possono eseguire un inventario manuale più spesso per mantenere i loro registri il più attuali possibile. Gli aggiustamenti apportati all’inventario possono anche essere utilizzati per generare statistiche; un programma può mostrare, ad esempio, che un oggetto viene rubato più spesso di quanto venga venduto.