L’inventario è spesso una grande spesa per rivenditori, produttori e altre aziende con operazioni basate sull’inventario. L’analisi dell’inventario consente al team di gestione di un’azienda di scoprire difetti nel sistema e migliorare le operazioni. Esistono diversi aspetti di questo processo. Proprietari e dirigenti dovrebbero rivedere il sistema contabile dell’inventario, i controlli interni e il flusso fisico delle merci. L’analisi dell’inventario può anche richiedere un dipendente a lungo termine che riveda costantemente il processo di inventario al fine di mantenere le procedure adeguate.
Nel settore sono presenti due tipi di sistemi di contabilità dell’inventario: perpetuo e periodico. Un’analisi dell’inventario può aiutare un’azienda a determinare quale utilizzare e se il sistema attuale funziona correttamente. Il sistema perpetuo esegue gli aggiornamenti della contabilità generale dell’azienda per ogni vendita, acquisto o rettifica di articoli di magazzino. Il sistema periodico aggiorna l’account di inventario solo alla fine del mese. Un conteggio di inventario fisico è necessario per entrambi i sistemi, anche se meno volte per il sistema perpetuo.
Durante l’analisi dell’inventario, un’azienda dovrebbe rivedere il proprio processo di produzione per determinare quale sistema utilizzare. I processi singoli lotti o singoli beni prodotti uno alla volta spesso rientrano nel sistema perpetuo. Aggiornamenti frequenti sul conto inventario aiutano a tenere traccia dei dati finanziari. Le aziende che producono grandi serie di beni omogenei utilizzano in genere il sistema periodico. Gli aggiornamenti meno frequenti funzionano bene perché i tipi di prodotti prodotti sono generalmente gli stessi.
I controlli interni sono le misure di protezione messe in atto da un’azienda per proteggere le scorte. Questi includono ordini di acquisto pre-numerati, posizioni fisiche sicure per archiviare l’inventario e sistemi di sicurezza o telecamere per controllare l’inventario nell’azienda. Assumere dipendenti obbligazionari e separare le attività di inventario tra i dipendenti sono anche controlli interni. L’analisi dell’inventario identifica se gli attuali controlli interni funzionano correttamente e quali controlli interni sono necessari per proteggere ulteriormente l’inventario. I controlli interni sono spesso diversi tra le società in quanto utilizzano quelli specifici delle loro operazioni.
Il flusso fisico dell’inventario è un altro aspetto dell’analisi dell’inventario. Ciò comporta la revisione delle operazioni di inventario dall’inizio alla fine. Ordinare, ricevere, immagazzinare e vendere pratiche di inventario devono essere rivedute per determinare il loro funzionamento. Questo processo funziona anche bene con l’identificazione dei problemi di controllo interno. Gli aggiornamenti su come i dipendenti completano ogni attività nel processo di inventario possono aiutare un’azienda a proteggere questa risorsa.
L’analisi delle scorte non dovrebbe essere necessariamente un processo raro in un’azienda. Le aziende dovrebbero rivedere e aggiornare attivamente le procedure di inventario spesso per garantire che non vi siano frodi o appropriazioni indebite nelle pratiche dell’azienda. L’impostazione di una pianificazione specifica per l’analisi dell’inventario garantisce anche il corretto completamento delle attività da parte dei dipendenti.