Un archivio file aperto fornisce spazio di archiviazione aperto e facilmente accessibile per i file. Queste cartelle possono essere conservate orizzontalmente o verticalmente, a seconda della loro dimensione e natura. Tali soluzioni di archiviazione possono essere utili per le impostazioni in cui le persone hanno bisogno di un accesso immediato alle informazioni o di gestire file con contenuti fuori misura e insoliti. Possono essere organizzati in diversi modi e molte aziende realizzano unità modulari che possono essere impilate o agganciate insieme per facilitare l’espansione.
In questo design, i file sono esposti apertamente. Questo può essere un problema di sicurezza in alcuni ambienti. Gli studi medici, ad esempio, utilizzano spesso uno schedario aperto per archiviare i record dei pazienti, poiché ciò li rende facili da estrarre. Per ridurre il rischio di compromettere le informazioni archiviate all’interno, i file potrebbero trovarsi in un’area dell’ufficio chiusa a chiave dove i membri del pubblico non possono accedere. La codifica può essere utilizzata ai lati dei file per rendere difficile ai pazienti la lettura di informazioni riservate se possono visualizzare i file dalla sala d’attesa o da un’altra area.
Molti schedari aperti ospitano file archiviati verticalmente, con schede all’estremità contenenti informazioni sul loro contenuto. Alcuni hanno porte o pannelli scorrevoli che si adattano ai file quando l’armadio non è in uso per proteggere i file, mentre altri possono rimanere aperti in ogni momento. Il personale dell’ufficio può organizzare i file in vari modi e può contrassegnare lo schedario aperto con informazioni per aiutarli a individuare file specifici. Le parentesi scorrevoli possono contenere schede con informazioni su diverse sezioni, ad esempio, e il personale dell’ufficio può spostare i dispositivi di scorrimento man mano che la raccolta di file cambia nel tempo.
Altri sono destinati all’archiviazione di file flat. Questo può essere utile in strutture come le stampanti, dove i file possono includere lastre di grandi dimensioni e negativi utilizzati nella produzione di lavori di stampa. Un tradizionale schedario chiuso potrebbe non ospitare oggetti di grandi dimensioni. Lo schedario aperto consente al personale di archiviare queste informazioni in un’area accessibile dove può essere piatto per ridurre al minimo i danni. Nel caso in cui debbano ristampare un lavoro, possono estrarre rapidamente le lastre e i negativi pertinenti.
Questo approccio di archiviazione può essere utilizzato anche per l’archiviazione temporanea dei file. Uno schedario aperto su un carrello, ad esempio, può contenere i file quando vengono estratti per riferimento. Il personale può spostare il carrello attraverso una struttura per prendere i file di cui ha bisogno e restituire i file tramite lo stesso carrello.