Il controllo all’interno di un’azienda o organizzazione è una valutazione della conformità. L’audit interno sulla qualità di solito si concentra sull’adesione al sistema di gestione della qualità aziendale, sebbene possa anche riguardare altri settori, come le leggi e le normative governative. Gli audit interni di qualità sono un mezzo proattivo per determinare la prontezza per un audit esterno e per identificare le aree che necessitano di miglioramento.
Esistono essenzialmente tre tipi o livelli di controllo che si verificano in relazione a un’azienda o un’organizzazione. Un audit di qualità esterno, chiamato anche audit di terze parti o audit di terzo livello, viene eseguito da una qualche forma di entità indipendente, come un’agenzia di regolamentazione. Il secondo livello si riferisce alle reazioni dei clienti o degli utenti finali. Il terzo tipo, l’audit interno di qualità è svolto da un team interno di audit.
Un audit interno di qualità è un prezioso strumento di gestione. Il feedback da altre fonti, tra cui la soddisfazione del cliente e i risultati delle verifiche esterne, dettaglia i risultati finali. L’audit interno sulla qualità fornisce alla direzione i mezzi per esaminare le procedure aziendali e l’efficacia dei prodotti e dei servizi prima di raggiungere tale punto. La frequenza degli audit varia a seconda delle dimensioni e della natura di ciascuna azienda, ma in genere si consiglia di effettuare un audit una volta all’anno.
Normalmente, una lista di controllo guiderà le fasi e le singole fasi dell’audit. Le liste di controllo per gli audit interni saranno specifiche per ciascuna azienda. La maggior parte viene perfezionata e ampliata man mano che l’azienda cresce e molti diventano lunghi e dettagliati. Completate correttamente, queste liste di controllo diventano una risorsa preziosa per il team di gestione.
La maggior parte degli audit inizia con un incontro tra i revisori e il team di gestione per delineare l’ambito del processo e rispondere a qualsiasi domanda o dubbio. Questo passaggio viene quindi ripetuto al termine dell’audit per discutere le questioni di non conformità e le azioni correttive raccomandate. Gli audit interni di qualità non dovrebbero concentrarsi esclusivamente sulle carenze, ma dovrebbero anche identificare aree con prestazioni eccezionali e mettere in evidenza le pratiche che funzionano bene. Ciò può creare morale generale e creare un’atmosfera più cooperativa durante il processo di audit.
Una delle fasi chiave dell’audit interno sulla qualità è la raccomandazione di azioni correttive da adottare per affrontare le aree problematiche. In generale, queste raccomandazioni non sono facoltative e sono accompagnate da una data limite per la conformità. L’audit non è considerato completo fino a quando questi problemi non sono stati corretti e riesaminati dal team di audit.