Un calendario editoriale è un piano di imminenti temi per una rivista o un giornale. I calendari editoriali sono realizzati principalmente per motivi pubblicitari. Ad esempio, se un tema pertinente a determinati prodotti di inserzionisti viene utilizzato per una storia, è più probabile che la società voglia inserire un annuncio nella pubblicazione poiché i lettori saranno interessati all’argomento. Ad esempio, un rapporto approfondito sulla gravidanza adolescenziale può aiutare a vendere spazi pubblicitari alle scuole di studio domestiche e alle aziende produttrici di prodotti per l’infanzia. L’uso di un calendario editoriale per pianificare le idee per la storia consente anche al momento della pubblicazione di rilasciare un comunicato stampa della prossima storia per attirare possibili nuovi lettori.
Un comunicato stampa è una notizia che promuove anche un’azienda rendendola pubblicitaria. I media trattano la storia su supporto cartaceo o televisivo se giornalisti ed editori ritengono che la pubblicazione sia abbastanza degna di nota per i loro lettori. Un argomento importante come la gravidanza adolescenziale che verrà riportato in dettaglio potrebbe giustificare l’accettazione da parte dei media di un comunicato stampa sulla storia imminente in un giornale o una rivista. Non tutti gli articoli di un calendario editoriale saranno accettabili come comunicato stampa.
L’uso principale dei calendari di pianificazione editoriale è come una funzione di vendita pubblicitaria. Riviste e giornali prosperano nelle vendite pubblicitarie e devono costantemente attirare gli inserzionisti per acquistare spazi pubblicitari nella loro pubblicazione. Gli inserzionisti non possono semplicemente spendere i loro dollari pubblicitari posizionando gli annunci in modo casuale, ma devono diffondere i loro messaggi promozionali a un pubblico target specifico interessato ai loro tipi di prodotti e servizi. I lettori di determinate pubblicazioni sono considerati lead di vendita qualificati, in quanto si adattano tipicamente ai dati demografici o alle statistiche personali del mercato di riferimento come età, sesso e reddito. Un tema di calendario editoriale deve attirare i lettori e gli inserzionisti target della pubblicazione.
Un altro modo in cui viene utilizzato un calendario editoriale è quello di stabilire linee guida per la presentazione per gli scrittori. La maggior parte delle pubblicazioni include le linee guida dello scrittore che chiedono articoli sui temi che hanno fissato nel loro calendario di pianificazione editoriale. I redattori danno istruzioni agli scrittori interessati a lavorare su un articolo per la pubblicazione di interrogare prima o inviare il manoscritto completo per la pubblicazione.
Quanto è impostato un calendario di pianificazione editoriale dipende da ciascuna pubblicazione specifica. Spesso sono necessari diversi mesi poiché il reparto vendite pubblicitarie avrà bisogno di tempo per vendere spazi pubblicitari e la redazione dovrà scegliere il miglior autore per la storia e creare una scadenza di scrittura sufficiente. Il periodo dell’anno è anche un fattore importante nella preparazione di numeri di riviste o sezioni speciali di giornali. Ad esempio, è probabile che una funzione di campeggio che verrà prodotta e distribuita in un numero di primavera venga avviata come progetto nell’autunno o nell’inverno precedente.