Un catalogo di database è una funzione inclusa in un server che consente agli utenti e agli amministratori di controllare le informazioni su ogni database installato su quel server. Oltre alle informazioni comuni, un catalogo di database contiene anche i metadati su ogni database, ad esempio quante tabelle e righe vengono utilizzate in un determinato database. Un modo per gli amministratori di controllare le modifiche al database è scorrere il catalogo, perché in questo modo vengono salvate tutte le modifiche recenti al database insieme alle informazioni sulle persone che hanno apportato le modifiche. Gli utenti in genere non hanno accesso, o hanno un accesso limitato, al catalogo; il catalogo ha automaticamente un collegamento e-mail in modo che gli utenti possano inviare e-mail agli amministratori e richiedere l’accesso.
Se il proprietario di un’azienda o di un sito Web dispone di un server, di norma su quel server sono inclusi diversi database. Questi database possono contenere diversi tipi di informazioni o possono essere utilizzati per massimizzare la soglia di archiviazione di ciascun database. Può essere difficile per gli amministratori utilizzare o regolare ciascun database, ma il catalogo del database può aiutarli in questo compito. Questo perché il catalogo salva un file di tutti i database, quindi gli amministratori non si dimenticheranno di nessuno di essi.
Oltre al nome di ciascun database sul server, anche un catalogo di database può accedere ai metadati di ciascun database. Questi metadati contengono informazioni di base sul database, come il numero di tabelle attualmente popolate con dati e il numero di utenti che hanno accesso al database. Sebbene i metadati non possano essere modificati, è più facile per gli utenti e gli amministratori sapere quanto è grande un database a colpo d’occhio.
Il catalogo del database non memorizza solo i metadati; memorizza anche informazioni sulle modifiche recenti. Questa sezione del catalogo mostra tutte le modifiche e mostra il nome dell’utente e l’indirizzo del protocollo Internet (IP) in modo che gli amministratori sappiano chi è responsabile delle modifiche. Se la modifica danneggia il database, gli amministratori sapranno chi è la colpa.
Sebbene gli amministratori abbiano in genere un accesso illimitato al catalogo del database, la maggior parte degli utenti ha un accesso limitato o nullo. Questo perché gli utenti in genere non hanno bisogno di informazioni sui metadati, né normalmente hanno bisogno di conoscere il numero di database su un server. Se gli utenti devono accedere, il catalogo dispone automaticamente di un collegamento e-mail che consente agli utenti di inviare e-mail agli amministratori per richiedere l’accesso. Gli amministratori possono concedere o meno questo accesso, in base alle ragioni e alla cronologia degli utenti.