Autofax è un termine generico che copre le varie tecniche che consentono agli utenti di inviare o ricevere messaggi fax su un computer anziché su un apparecchio fax. Questo può essere un modo efficace di comunicare tra qualcuno che ha solo un computer e qualcuno che ha solo un fax. Il termine può essere utilizzato anche per un sistema di estratti conto automatizzati nel settore bancario.
Gli utenti più comuni dei servizi di fax automatico oggi sembrano essere persone che hanno bisogno di inviare o ricevere occasionalmente messaggi via fax, ma non considerano conveniente o conveniente acquistare un apparecchio fax. Un esempio potrebbe essere una piccola impresa che fa la maggior parte delle sue comunicazioni via e-mail ma tratta con alcuni clienti o fornitori che preferiscono utilizzare i fax. Tali servizi possono essere utili anche per le persone che hanno bisogno di inviare documenti nella loro forma originale, piuttosto che semplicemente come file di testo o documento di elaborazione testi, ma considerano poco pratico scansionare i documenti e inviarli come file di immagine.
La tecnologia alla base del fax automatico è relativamente semplice. Il computer converte semplicemente i dati in un documento in un tono audio, o da un tono a un documento allo stesso modo di un fax. Questo è più o meno lo stesso sistema utilizzato sui computer che si connettono a Internet tramite un modem dial-up.
Alcune forme di fax automatico sono progettate per scopi di marketing. Questi consentono a un’azienda di inviare un fax a più destinatari senza la necessità di digitare ogni numero di fax singolarmente su un apparecchio fax. Tali sistemi possono anche consentire di filtrare facilmente un elenco di marketing per i messaggi progettati per un particolare pubblico. La teoria alla base dell’utilizzo di un tale sistema è che è più economico rispetto all’utilizzo della posta, ma è più probabile che venga letta rispetto a un’e-mail, che potrebbe essere catturata da un filtro antispam o semplicemente eliminata senza essere letta.
All’interno del settore bancario, il nome autofax viene talvolta utilizzato per un sistema in cui una banca è in grado di inviare automaticamente estratti conto regolari ai titolari di conti via fax. Potrebbe trattarsi di un fax o di un computer attrezzato per ricevere fax. Tali sistemi sono generalmente considerati obsoleti, dato che la maggior parte delle persone ora ha accesso alla posta elettronica. Anche gli standard di sicurezza sono aumentati nel tempo e molti titolari di conti e banche non considererebbero l’invio di fax un modo sicuro per trasmettere dati finanziari sensibili.
AutoFax, o in particolare Sirvisetti AutoFax, è anche il marchio di un servizio venduto da una società del New Jersey. È progettato per integrare i fax automatizzati con i sistemi di record computerizzati utilizzati nel settore sanitario. Tra le sue caratteristiche c’è la possibilità di sovrapporre automaticamente firme digitali e loghi aziendali alla documentazione relativa all’assistenza sanitaria.