Un fax digitale è un tipo di documento fax inviato e talvolta ricevuto come documento elettronico anziché come documento cartaceo stampato utilizzando un normale apparecchio fax. Il vantaggio di un fax digitale è che il documento elettronico può essere archiviato in un file sul disco rigido del computer e stampato quando e quando il destinatario ne richiede una copia cartacea. Considerata un’alternativa più ecologica al fax tradizionale, è possibile inviare un fax digitale utilizzando hardware e software appositamente sviluppati.
Uno dei modi più comuni utilizzati dai consumatori per inviare o ricevere un fax digitale è affidarsi ai servizi di un fornitore di servizi di fax elettronico. Con questa applicazione il cliente riceve le credenziali di accesso per accedere alla rete del provider, carica una copia del documento elettronico che desidera inviare, fornisce le informazioni del destinatario e quindi invia il documento. A seconda di come il destinatario preferisce ricevere il documento, il fax può essere indirizzato a un apparecchio fax tradizionale e stampato come copia cartacea, oppure essere sotto forma di fax e-mail che il destinatario può salvare sul disco rigido del proprio computer per un uso successivo.
Oltre alla creazione di un account con un provider di fax digitale, è anche possibile acquistare hardware che consente agli utenti di utilizzare qualsiasi tipo di connessione Internet per inviare o ricevere fax. Con questa applicazione, l’hardware viene collegato come dispositivo periferico al desktop di un computer portatile. Il software viene quindi installato sul computer per consentire al dispositivo collegato di fornire una funzione simile a un fax standard. Molti modelli consentono agli utenti di inserire una copia cartacea di un documento da inviare via fax direttamente nel dispositivo, quindi seguire le istruzioni di base per avviare l’invio. Alcuni modelli consentono inoltre all’utente di selezionare un file elettronico salvato sul disco rigido del computer, fornire le informazioni di contatto necessarie per il destinatario e inviare il fax senza la necessità di utilizzare una copia stampata.
Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di questo approccio fax è la riduzione della quantità di carta consumata nel processo. Poiché i documenti elettronici possono essere utilizzati al posto delle copie cartacee, questo aiuta a ridurre le spese di fornitura per un ufficio. Inoltre, la facilità di estrarre documenti elettronici e di utilizzare un servizio fax digitale o una sorta di attrezzatura collegata al computer significa che gli utenti possono inviare fax a costi inferiori, cosa particolarmente importante se l’azienda utilizza abitualmente il fax come parte del l’operazione commerciale.