Un portafoglio ordini viene utilizzato per conservare i registri delle transazioni e degli ordini commerciali, principalmente quelli che sono attualmente o saranno inviati ai clienti che acquistano un prodotto. Contiene un elenco completo di tutti gli ordini completati, che devono essere spediti o che sono stati spediti. Esistono sostanzialmente tre aree diverse che verranno trattate dal book di negoziazione e ognuna di esse si trova nelle varie fasi delle fasi di elaborazione e spedizione. Possono anche contenere le cifre dell’analisi del margine e della redditività in modo da poter essere facilmente accessibili, insieme agli ordini che vengono attualmente elaborati o inviati.
La maggior parte delle aziende che offrono prodotti ai propri clienti dovranno eventualmente gestire grandi ordini, che potrebbero includere la spedizione dei prodotti. Dato che sempre più persone acquistano beni online, vi è una maggiore domanda di prodotti da spedire, il che aumenta anche la necessità che le aziende dispongano di un portafoglio ordini per tenere traccia di tutto. La prima area che tratterà il libro inizia con gli ordini che sono stati ricevuti e devono essere inviati ai consumatori. Questa sezione consente ai dirigenti dell’azienda di vedere quali ordini sono i prossimi in fila per essere elaborati e spediti.
La seconda sezione del libro conterrà gli articoli che sono stati spediti. Il libro degli ordini mostrerà quali prodotti sono stati spediti a quale cliente, in modo che l’inventario in magazzino sia accurato. Questa sezione consente inoltre al team di gestione di tenere traccia dello stato di avanzamento degli ordini e di inviare loro notifiche relative alla data di spedizione e alla data di arrivo prevista, nonché ai numeri di tracciabilità delle caselle, se necessarie. Inoltre, consente all’azienda di vedere quanto è veloce trasformare gli ordini in ordini spediti.
La sezione finale del libro degli ordini che si occupa della fine della spedizione dell’attività riguarderà gli ordini che sono stati ricevuti dai clienti. Ciò consente all’azienda di assicurarsi che gli ordini siano completamente evasi, oltre a consentire loro di fare riferimento all’ordine specifico se il cliente dovesse presentare un reclamo o richiedere un rimborso. Gli ordini completati sono elencati in base alle date, nonché in base a un numero cliente assegnato, quindi è facile accedere a qualsiasi ordine o cliente specifico in caso di necessità.
Un’altra sezione che può essere trovata comunemente nel book degli ordini contiene dettagli sui calcoli dell’analisi dei margini e un’altra che mostra i dati dell’analisi della redditività. L’analisi del margine mostra come funziona la strategia di prezzo dell’azienda, il che significa che mostra la quantità di denaro fatta per ogni articolo. L’analisi della redditività mostra un fatto simile, tranne per il fatto che tiene conto di tutti i costi sostenuti dall’azienda, piuttosto che solo della differenza tra costo e prezzo di vendita. Questi due rapporti consentono al team di gestione di vedere rapidamente e accuratamente il rendimento del prodotto quando si tratta di realizzare un profitto per l’azienda.