Un numero di ordine di acquisto (PO) è un codice alfanumerico assegnato a una particolare richiesta di acquisto di qualcosa. Molto spesso, i numeri PO vengono utilizzati internamente dalle aziende per tenere traccia dei propri acquisti. Alcune aziende, tuttavia, assegneranno codici a tutte le loro vendite e forniranno numeri PO ai propri clienti in modo che i clienti possano tracciare i loro ordini. Questi codici possono essere in qualsiasi formato alfanumerico e molte aziende utilizzeranno lettere o numeri specifici per indicare determinate cose sull’ordine, come ciò che viene venduto, il luogo, l’acquirente e la data.
Utilizzare all’interno delle aziende
In molte società, un numero di ordine di acquisto viene assegnato dopo che un dipendente o un dipartimento ha inviato una richiesta per l’ordine di determinati beni o servizi. La richiesta viene in genere inviata formalmente a un agente acquisti utilizzando quello che è noto come modulo di richiesta. Se la richiesta viene approvata, viene creato un ordine di acquisto a cui viene assegnato un numero di ordine di acquisto. A quel punto, l’ordine viene effettuato con un’altra società, che spesso registra il numero PO dell’acquirente per l’inclusione nei dettagli dell’ordine.
Mentre il fornitore prepara una lista di spedizione o imballaggio da accompagnare all’ordine del cliente, il numero dell’ordine di acquisto è generalmente incluso nei dettagli. Ciò consente all’agente di ricezione dell’acquirente di verificare la quantità e il tipo di merce consegnata e di confermare che la spedizione è associata a un ordine debitamente autorizzato. Il numero dell’ordine d’acquisto appare anche sulla fattura e su qualsiasi altra documentazione fornita dal venditore al cliente. Da questo punto di vista, il numero PO accelera la pianificazione del pagamento al venditore e consente di inoltrare la merce al reparto appropriato.
Il numero PO consente inoltre all’azienda di applicare i costi al budget del dipartimento che ha effettuato l’ordine. Fornisce inoltre al dipartimento contabilità fornitori la verifica che la spesa sia legittima. Il pagamento può quindi essere eseguito al venditore.
Formato
L’esatta costruzione e la lunghezza di un numero di ordine di acquisto varieranno da una società all’altra. Molte aziende che operano su più siti utilizzeranno i primi caratteri del codice per identificare la posizione che ha effettuato l’ordine, come “CHI” per rappresentare una struttura a Chicago. I prossimi personaggi potrebbero identificare il reparto specifico che ha effettuato l’ordine, come “RD” per rappresentare il dipartimento di ricerca e sviluppo. Pertanto, il numero PO per un ordine effettuato dal dipartimento di ricerca e sviluppo di una società a Chicago potrebbe iniziare con “CHIRD”, seguito da altri caratteri alfanumerici che forniscono ulteriori informazioni sull’ordine.
Le aziende di solito strutturano i loro numeri PO in qualunque modo funzioni meglio con i loro sistemi di localizzazione interni. Alcuni fanno anche uso di trattini o spazi, che possono aiutare quando solo alcuni caratteri all’interno di un numero PO devono essere letti per uno scopo specifico. In risposta all’ampia varietà di lunghezze e formati che è possibile utilizzare, molti fornitori configurano i campi nei loro database di tracciamento degli ordini per consentire l’utilizzo di un numero qualsiasi di caratteri, anche di 30 o più, in un numero di ordine di acquisto.