Un ordine di acquisto ? un impegno di acquisto, un documento legale consegnato da un acquirente a un venditore. Il processo dell’ordine di acquisto inizia con l’assegnazione di un numero e documento univoci che definiscono tutti gli aspetti del processo di acquisto. I termini dell’accordo di un ordine di acquisto possono includere trasporto, data di consegna, costo, descrizione della merce, aspettative di pagamento e molti altri.
Grandi o piccoli, i produttori che desiderano limitare la quantit? di inventario immagazzinata in un piano di magazzino aspetteranno un ordine di acquisto da un cliente per iniziare a compilare un ordine. Il processo dell’ordine di acquisto inizia con un documento dall’acquirente al venditore che delinea le aspettative del prodotto e i termini di consegna. Il produttore emette quindi in genere un ordine cliente, che ? un riconoscimento di tali aspettative. Se l’ordine di acquisto e l’ordine di vendita corrispondono, ci? limita la responsabilit? di entrambe le parti in quanto l’ordine di acquisto ? un contratto legalmente vincolante per l’acquisto.
Dopo aver generato l’ordine cliente, il produttore pu? iniziare a lavorare sull’ordine. Ci? pu? includere l’acquisto di materiali, l’assunzione di manodopera e la modifica delle attrezzature. Il processo dell’ordine d’acquisto protegge il produttore nel caso in cui l’acquirente decida di uscire dalla vendita dopo che il venditore ha sostenuto le spese. L’acquirente ? inoltre protetto da questo processo perch? non ? obbligato ad accettare o pagare merci che non soddisfano le aspettative delineate nel documento.
Il processo dell’ordine di acquisto aiuta anche a semplificare l’ordinamento elencando tutte o la maggior parte delle variabili coinvolte nel processo di ordinazione. Questi includono la descrizione della merce, la data prevista, il costo esatto, i termini di pagamento e persino quale parte ? obbligata a pagare il costo del trasporto. Questo processo ? particolarmente prezioso durante l’importazione o l’esportazione, poich? molti dei termini sono diventati universali nel significato e facilmente identificabili da altri paesi.
Molti produttori utilizzano gli ordini di acquisto per pianificare in anticipo budget di budget di cassa o addirittura anni. Il ciclo dalla data di emissione di un ordine di acquisto fino al momento in cui viene effettuata la consegna e il pagamento ricevuto potrebbe essere piuttosto lungo. Un’azienda deve pianificare le proprie spese di conseguenza per poter fare richieste di liquidit? a breve termine, come le buste paga.
Dopo che l’ordine di acquisto ? stato emesso e l’ordine di vendita ? stato riconosciuto, il lavoro inizia. Il processo termina con la consegna della merce e l’emissione di una fattura, sebbene alcuni produttori richiedano il pagamento totale o parziale prima della consegna. Una volta che la merce ? stata accettata e la fattura ? stata pagata, il processo di acquisto ? completo.