Un ordine di acquisto è un impegno di acquisto, un documento legale consegnato da un acquirente a un venditore. Il processo dell’ordine di acquisto inizia con l’assegnazione di un numero e documento univoci che definiscono tutti gli aspetti del processo di acquisto. I termini dell’accordo di un ordine di acquisto possono includere trasporto, data di consegna, costo, descrizione della merce, aspettative di pagamento e molti altri.
Grandi o piccoli, i produttori che desiderano limitare la quantità di inventario immagazzinata in un piano di magazzino aspetteranno un ordine di acquisto da un cliente per iniziare a compilare un ordine. Il processo dell’ordine di acquisto inizia con un documento dall’acquirente al venditore che delinea le aspettative del prodotto e i termini di consegna. Il produttore emette quindi in genere un ordine cliente, che è un riconoscimento di tali aspettative. Se l’ordine di acquisto e l’ordine di vendita corrispondono, ciò limita la responsabilità di entrambe le parti in quanto l’ordine di acquisto è un contratto legalmente vincolante per l’acquisto.
Dopo aver generato l’ordine cliente, il produttore può iniziare a lavorare sull’ordine. Ciò può includere l’acquisto di materiali, l’assunzione di manodopera e la modifica delle attrezzature. Il processo dell’ordine d’acquisto protegge il produttore nel caso in cui l’acquirente decida di uscire dalla vendita dopo che il venditore ha sostenuto le spese. L’acquirente è inoltre protetto da questo processo perché non è obbligato ad accettare o pagare merci che non soddisfano le aspettative delineate nel documento.
Il processo dell’ordine di acquisto aiuta anche a semplificare l’ordinamento elencando tutte o la maggior parte delle variabili coinvolte nel processo di ordinazione. Questi includono la descrizione della merce, la data prevista, il costo esatto, i termini di pagamento e persino quale parte è obbligata a pagare il costo del trasporto. Questo processo è particolarmente prezioso durante l’importazione o l’esportazione, poiché molti dei termini sono diventati universali nel significato e facilmente identificabili da altri paesi.
Molti produttori utilizzano gli ordini di acquisto per pianificare in anticipo budget di budget di cassa o addirittura anni. Il ciclo dalla data di emissione di un ordine di acquisto fino al momento in cui viene effettuata la consegna e il pagamento ricevuto potrebbe essere piuttosto lungo. Un’azienda deve pianificare le proprie spese di conseguenza per poter fare richieste di liquidità a breve termine, come le buste paga.
Dopo che l’ordine di acquisto è stato emesso e l’ordine di vendita è stato riconosciuto, il lavoro inizia. Il processo termina con la consegna della merce e l’emissione di una fattura, sebbene alcuni produttori richiedano il pagamento totale o parziale prima della consegna. Una volta che la merce è stata accettata e la fattura è stata pagata, il processo di acquisto è completo.