Un ordine di acquisto aziendale (PO) è un documento inviato da una società a un fornitore di prodotti o servizi. Indica esattamente cosa viene acquistato e a quale prezzo. Dopo che il venditore riceve e accetta l’ordine di acquisto, agisce come un contratto tra la società e il fornitore. Gli ordini d’acquisto aziendali chiariscono tra le parti cosa ci si aspetta e quanto costerà.
Gli ordini di acquisto vanno oltre i semplici metodi per effettuare ordini. Nella maggior parte delle aziende, l’ordine di acquisto è il primo passo di un processo contabile. L’emissione di un ordine di acquisto di solito viene effettuata dal dipartimento contabilità e creerà la contabilità fornitori. Crea anche un dispositivo di localizzazione per gli ordini in sospeso. Nelle aziende che effettuano mensilmente centinaia o migliaia di acquisti, questo diventa un meccanismo di tracciamento indispensabile.
Dal punto di vista del venditore, un ordine di acquisto aziendale fornisce chiarezza e un meccanismo contabile. La ricezione di un ordine di acquisto aziendale non solo fornisce al venditore un contratto scritto con l’acquirente, ma diventa anche il primo passo nella creazione di una traccia di crediti. Questi ordini di acquisto sono importanti quando si cerca di ottenere finanziamenti o prestiti commerciali poiché il fornitore documenta la quantità di denaro che fluirà all’interno dell’azienda e quando si prevede che riceverà.
Gli elementi tipici di un ordine di acquisto aziendale includono la data; un numero PO; il nome, l’indirizzo e le informazioni telefoniche di entrambe le parti; e una descrizione dei prodotti e servizi con prezzi e totali. Sia per l’acquirente che per il venditore, il numero PO diventa il principale meccanismo di tracciamento per tutti gli ordini effettuati tra i due.
Una variazione dell’ordine d’acquisto aziendale è un ordine permanente che crea un ordine per un periodo di tempo. Ciò consente sconti sulla quantità per prodotti o servizi che non devono essere consegnati tutti in una volta. Questi tipi di OP sono in genere per prodotti o servizi che vengono erogati periodicamente nel corso di un anno. Ad esempio, potrebbe essere emesso un ordine di acquisto per la consegna mensile di forniture di carta o la manutenzione trimestrale di un’unità di condizionamento dell’aria.
Per le aziende più piccole, la creazione di un processo di ordine di acquisto può sembrare eccessiva, ma dopo che è stata eseguita correttamente, consente di risparmiare tempo e denaro. Fornisce ad acquirenti e venditori un numero PO che semplifica il monitoraggio degli ordini. Crea inoltre un documento legale tra le due parti che garantisce all’acquirente il prezzo negoziato e fornisce al venditore un documento che lo autorizza legalmente ai fondi dovuti.