In generale, un ordine di richiesta di acquisto è un modulo che richiede l’acquisto di un articolo. Questi ordini vengono spesso utilizzati da aziende e organizzazioni più grandi per gestire acquisti e costi. Un reparto centrale di elaborazione, spesso chiamato reparto acquisti, di solito valuta gli ordini e determina da dove reperirli. Una volta determinato ciò, l’ordine della richiesta di acquisto viene generalmente convertito in un ordine di acquisto per procurarsi gli articoli richiesti da un fornitore.
Gli ordini di richiesta di acquisto vengono spesso sotto forma di moduli cartacei o documenti online. In entrambi i casi, i moduli richiedono gli stessi tipi di informazioni, come il nome e il reparto del richiedente, eventuali numeri di conto applicabili, numeri di parte e descrizioni degli articoli richiesti e qualsiasi fornitore suggerito da cui reperire i prodotti. Se online, i moduli possono essere inviati elettronicamente tramite un software di richiesta speciale, oppure potrebbe essere necessario stamparli e inoltrarli come i tradizionali moduli cartacei.
In genere, il processo di acquisto inizia a livello individuale o di reparto. Ad esempio, se un dipendente ha bisogno di un nuovo computer portatile, potrebbe essere tenuto a inviare un ordine di richiesta di acquisto per esso. In casi di ordini individuali come questo, il modulo spesso deve essere prima approvato da un manager o da un capo dipartimento prima di essere inviato a un reparto acquisti centralizzato per un’ulteriore valutazione.
Quando un ordine di richiesta di acquisto arriva a un reparto acquisti, viene spesso valutato per vedere se l’articolo è veramente necessario e se è disponibile denaro per esso. Se queste condizioni sono soddisfatte, il reparto acquisti determinerà generalmente da dove reperire l’articolo, utilizzando un elenco di fornitori di fiducia. In caso di acquisti costosi, possono cercare offerte da diversi fornitori per trovare le condizioni più competitive. La preferenza può essere data a qualsiasi fornitore citato nel modulo di richiesta, sebbene alcuni reparti acquisti abbiano l’autorità di prendere la decisione finale sull’approvvigionamento in base a ciò che è meglio per l’organizzazione. Una volta approvati i dettagli finali, viene generalmente emesso un ordine di acquisto per completare la transazione con il fornitore prescelto.
Di per sé, un ordine di richiesta di acquisto spesso non ha potere d’acquisto ufficiale. Di solito è l’ordine di acquisto finale che costituisce un contratto tra l’azienda e il venditore. Alcune organizzazioni possono, tuttavia, utilizzare gli ordini di richiesta di acquisto in modo intercambiabile con gli ordini di acquisto. In questi casi, l’ordine di richiesta di acquisto può essere utilizzato direttamente con il fornitore come contratto per l’acquisto di un particolare articolo, senza richiedere un ordine di acquisto secondario.
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