Un libro mastro è un libro o un file informatico utilizzato per inserire i record contabili. Di solito elenca i debiti ei crediti associati all’entità per la quale vengono registrate le operazioni. I libri mastri erano tradizionalmente su carta e spesso inseriti in libri rilegati. Con l’inizio dell’era dei computer, le versioni elettroniche sono diventate più comuni.
Esistono tre tipi comuni di libro mastro: generale, acquisti e vendite. Spesso vengono utilizzati tutti e tre insieme. La contabilità generale è la più elaborata, mentre i libri mastri acquisti e vendite registrano rispettivamente le transazioni solo dei creditori e dei clienti.
La contabilità generale è in genere organizzata dai cinque diversi tipi di conti: attività, passività, entrate, spese e patrimonio netto. Alcuni libri mastri generali mostreranno anche guadagni e perdite. Utilizza uno stile di input noto come contabilità a partita doppia. Ciò significa che se qualcosa viene tolto da un account, deve essere aggiunto a un altro. Il formato standard prevede che le voci di addebito appaiano in una colonna a sinistra e le voci di credito a destra.
Un registro acquisti tiene traccia di tutti gli importi pagati e dovuti a un fornitore di credito. Può trattarsi di un libro con più categorie o di una serie di libri in modo che ce ne sia uno per ogni fornitore. Le voci comuni includono informazioni provenienti da fatture e note di credito. L’importo dovuto al fornitore è il saldo, noto anche come conti o debiti commerciali.
Il registro delle vendite tiene traccia dei conti del cliente o del debitore di credito. Questo record è spesso indicato come conti o crediti commerciali. Il saldo di questo conto è l’importo dovuto dai clienti di credito. Questi tipi di transazioni sono registrati come attività. I registri delle vendite vengono spesso utilizzati per determinare quanto è dovuto dai clienti a fine mese o per creare report sulle vendite.
I libri mastri in genere fungono da record permanente per tutte le transazioni finanziarie di un’entità. Sono spesso utilizzati per la generazione dei rendiconti finanziari in ogni periodo di riferimento. Questi record possono essere utili anche per la ricerca di problemi passati. Avere libri mastri accurati non è solo la cosa migliore per il benessere dell’entità, ma anche una necessità legale.
I registri informatici sono disponibili in diversi formati, a seconda delle esigenze dell’entità. Piccole e semplici operazioni possono spesso utilizzare fogli di calcolo per tenere traccia degli account. Le organizzazioni più grandi utilizzano spesso software di contabilità. Può trattarsi di un prodotto per il mercato di massa, di un programma personalizzato o di un software sviluppato appositamente per l’azienda.
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