Un sistema di gestione dei processi è una metodologia generalmente utilizzata per pianificare, monitorare e gestire un processo aziendale. Il termine gestione dei processi viene utilizzato per spiegare tutti i passaggi seguiti per comprendere meglio i requisiti dei clienti e determinare il modo più conveniente per soddisfare queste esigenze. È importante notare che un sistema di gestione dei processi può essere costituito da una serie di passaggi e attività o da un sistema software per computer. Indipendentemente dal tipo di sistema, esistono una serie di attività e passaggi specifici che di solito devono essere completati.
Ogni sistema di gestione dei processi comporta in genere sei attività, che devono essere completate in ordine. Il primo compito è definire il processo, comprendere le esigenze del cliente, nonché i rischi e le sfide per l’organizzazione nel soddisfare tali esigenze. Un processo chiaramente definito di solito è essenziale in quanto il team di analisti aziendali tornerà su questo elemento continuamente durante la durata del progetto.
Visualizzare il processo ideale è il prossimo compito. Questo processo richiede una chiara comprensione del processo, degli standard di settore, delle normative governative e di qualsiasi altra regola che regola il processo aziendale. Oltre a comprendere i requisiti di terze parti, è necessario prendere in considerazione anche l’attuale struttura dell’organizzazione e tutti i sistemi già esistenti.
Le metriche sono il modo migliore per sviluppare una base dell’attuale processo aziendale e determinare in che modo l’applicazione di un sistema di gestione dei processi aiuterà nelle operazioni aziendali. In particolare, devono essere documentate informazioni su tasso di turnover, tempi di elaborazione, tempi di risposta dei clienti ed eventuali ritardi o strozzature. Questi valori saranno indicati attraverso l’implementazione del sistema di gestione del processo e dovrebbero essere utilizzati dopo l’implementazione di eventuali modifiche per valutare il successo del processo.
I controlli interni sono richiesti in ogni processo e gli attuali controlli devono in genere essere documentati. Quando si utilizza un sistema di gestione dei processi, è essenziale includere lo sviluppo e l’implementazione dei controlli interni nel sistema. Questi controlli sono necessari per gestire l’accesso, fornire audit trail e supportare l’organizzazione.
Durante l’implementazione di un sistema di gestione dei processi, vengono sviluppati due tipi di report. I report sulle attività vengono forniti in ogni fase e distribuiti agli stakeholder e ai proprietari dei processi aziendali. Lo scopo di questi rapporti è di tenere tutti informati sullo stato del progetto e di documentare tutte le informazioni apprese nel processo. Il secondo tipo di report si basa sulle transazioni che si verificano, sui problemi identificati, sui tassi di turnover e su altri valori generalmente utilizzati per misurare le prestazioni.