Una biblioteca di riferimento elettronica è una raccolta di informazioni provenienti da varie fonti che vengono raccolte e archiviate in forma digitale, consentendo l’accesso alle risorse e alle informazioni da un computer o altro dispositivo elettronico. Esistono diversi motivi per cui è possibile utilizzare una biblioteca di consultazione elettronica invece di archiviare libri e documenti fisici. Questi includono lo spazio limitato per i libri fisici, i requisiti per l’accesso remoto o su larga scala alle risorse e gli aggiornamenti frequenti delle informazioni che sarebbero inefficienti o poco pratici con i materiali stampati. La biblioteca di riferimento elettronico potrebbe essere ospitata su un server di computer, consentendo l’accesso alla rete oa Internet, oppure potrebbe essere compressa su una serie di compact disc (CD) per l’uso su un personal computer.
Un uso per una biblioteca di consultazione elettronica è archiviare libri in una biblioteca fisica. I libri possono essere scansionati digitalmente e archiviati come immagini reali delle pagine, come potrebbe essere auspicabile con i manoscritti miniati, o scansionati e convertiti in testo normale con un software di riconoscimento ottico dei caratteri. I libri possono essere archiviati su un server accessibile dall’interno della biblioteca o dall’esterno tramite Internet. Questo ha il vantaggio di archiviare in modo permanente i libri senza alcun rischio di perdita, perché i file digitali non si degradano e non possono essere persi o rubati. Può anche risparmiare spazio in una biblioteca e potenzialmente fornire informazioni ad altre biblioteche attraverso una rete più ampia.
Un altro uso di una biblioteca di riferimento elettronico è quello di fornire accesso a documenti o documenti che vengono regolarmente aggiornati e accessibili da diverse posizioni da molte persone. Avere una posizione digitale centrale per i documenti significa che tutti coloro che utilizzano il server in remoto guarderanno esattamente le stesse informazioni. Ciò elimina problemi come la necessità di aggiornare fisicamente o in altro modo i raccoglitori o altri materiali stampati ogni volta che viene apportata una modifica, impedendo che aggiornamenti importanti passino inosservati o vengano ritardati.
Il termine “biblioteca elettronica di riferimento” è anche usato commercialmente per riferirsi a un CD che contiene una o più versioni digitali di libri. Questi CD sono generalmente meno costosi rispetto all’acquisto dei singoli libri in formato cartaceo. Ci sono diversi vantaggi sia per il consumatore che per l’azienda che produce il CD di riferimento. In primo luogo, può risparmiare spazio e consente a una persona di trasportare una grande quantità di informazioni in una forma molto piccola e leggera.
Diversi college e università utilizzano una biblioteca di riferimento elettronica per mantenere documenti come documenti accademici e pubblicazioni studentesche a disposizione degli studenti e della base docenti. Le informazioni sono digitali, quindi non c’è bisogno di un complesso sistema di archivio fisico o di uno spazio per conservare vecchie pubblicazioni. Una biblioteca di riferimento elettronica può anche consentire ricerche dettagliate di migliaia di documenti in pochi secondi.