Il termine proposta di offerta viene utilizzato nel campo degli appalti per descrivere la risposta dei potenziali fornitori a una richiesta di proposta (RFP). Ci sono tre aspetti per ogni proposta di offerta: panoramica dell’azienda, risposta alle specifiche e prezzi. Le proposte di gara sono risposte giuridicamente vincolanti in un processo di appalto. Vi è una grande quantità di diritto commerciale in materia di contratti, richieste di offerta, proposte di acquisto e condizioni di accettazione. Prenditi il tempo necessario per garantire che la tua risposta sia accurata e presenti una soluzione che può essere completata in modo redditizio.
Il formato di una proposta di gara varia ampiamente a seconda del settore, ma tutti hanno gli stessi requisiti di base. La parte più importante di ogni risposta delicata sono le scadenze. Tutte le RFP hanno una data e un’ora di scadenza chiaramente specificate nel documento. Eventuali risposte ricevute dopo tale data non possono essere accettate o incluse nel processo di revisione. Il diritto contrattuale è molto chiaro su questo tema e molte ditte sono state portate in tribunale per l’aggiudicazione di contratti alle ditte che hanno presentato la loro offerta dopo la scadenza. I giudici decidono invariabilmente a favore dell’attore che ha presentato la proposta di gara in tempo, e possono concedere un risarcimento in aggiunta alle spese legali.
La prima sezione di ogni proposta di offerta è una panoramica della società che risponde alla RFP. In genere, l’impresa dovrebbe includere un background nel settore, evidenziando progetti di successo di dimensioni simili o più grandi, per indicare la capacità di soddisfare i requisiti dell’azienda. Se la società è quotata in borsa, questa dovrebbe essere inclusa nella sezione relativa allo sfondo, insieme ai collegamenti ai comunicati stampa, al sito Web della società e a un elenco di dirigenti.
La sezione di risposta riceverà la massima attenzione da parte del cliente. Di conseguenza, dovrebbe essere focalizzato sul soddisfacimento dei requisiti punto per punto. Molte aziende utilizzano la struttura della RFP per formattare la propria risposta, correlando ciascuna sezione per facilitare il confronto per il cliente. La documentazione di supporto aggiuntiva richiesta nella risposta deve essere elencata come documenti dell’appendice e adeguatamente indicizzata. Molte aziende includono la presentazione della risposta come un elemento marcato nella matrice di valutazione, facendo valere lo sforzo per l’azienda rispondente.
I prezzi sono in genere una sezione separata della proposta di gara. Se sono disponibili più opzioni di determinazione del prezzo, la risposta dovrebbe indicare chiaramente il valore primario, insieme alla determinazione del prezzo per le diverse soluzioni alternative. Molti contratti di acquisto includono un costo ricorrente, come le licenze o la manutenzione annuale. Questo valore dovrebbe essere fornito in questa sezione, con una chiara indicazione della durata del mandato.
Qualsiasi restrizione relativa all’accettazione della proposta di gara deve essere inclusa nella risposta. Ciò include le scadenze per l’accettazione dell’offerta, la pianificazione per l’inizio del lavoro, la flessibilità delle risorse e altri problemi. I termini di pagamento sono generalmente indicati anche nella risposta, in modo che il processo di negoziazione possa iniziare.