In genere un responsabile della proposta avrà la responsabilità di gestire tutte le proposte di un’organizzazione. Ciò comporta il coordinamento del processo di proposta, la preparazione delle proposte effettive e la presentazione di proposte ai potenziali clienti. Il responsabile della proposta impiegherà molto tempo a rivedere le richieste di proposta (RFP), a confermare i requisiti con i potenziali clienti e successivamente a iniziare il processo di proposta. Di solito, lavorando a una scadenza, sarà responsabile della delega di tutti i compiti necessari per completare una proposta, supervisionando la scrittura, la modifica, l’illustrazione e tutti gli altri sforzi di produzione associati alla proposta. Inoltre, svilupperà un programma di proposte, identificherà i compiti più urgenti e assegnerà le priorità della proposta secondo le procedure sviluppate internamente.
Una volta che un responsabile della proposta riceve una richiesta di offerta, leggerà l’intero documento, concentrandosi sulla comprensione delle specifiche e delle aspettative del cliente, nonché delle scadenze e del budget pertinenti. Durante il processo di revisione, il responsabile della proposta spesso prende appunti e annota le domande che chiarirà con il cliente prima di iniziare. Da lì, elaborerà un piano di proposta, delineerà ogni fase della proposta nonché i suoi requisiti e delineerà un calendario attraverso la scadenza della proposta. Delegare le attività è parte del processo di pianificazione in cui il gestore arruolerà risorse organizzative e subappaltate, nonché le competenze per contribuire alla proposta.
Una supervisione efficace è fondamentale per il lavoro di un responsabile della proposta, una volta che la proposta è in corso. Guidando tutti i membri del team nel team di proposta, lui o lei diffonderà le informazioni richieste e supervisionerà la produzione di tutte le pagine della proposta, inclusi sia l’estetica che i contenuti scritti. Effettuando revisioni periodiche dei progressi, si assicurerà che la proposta sia conforme alla richiesta del cliente. Al completamento della prima bozza, il responsabile della proposta esaminerà la bozza per verificarne l’accuratezza e la coerenza, oltre a garantire che la proposta sia in linea con le richieste del cliente. Successivamente, restituirà il documento al team di proposta per qualsiasi revisione prima di inoltrare al potenziale cliente.
In qualità di rappresentante dell’organizzazione per le proposte, il responsabile della proposta effettuerà anche visite periodiche al sito per interagire con i clienti, oltre a partecipare alle conferenze degli offerenti. Dopo l’approvazione da parte di un cliente in merito a una proposta presentata, parteciperà anche alla conclusione e all’attuazione del contratto. Spesso ciò includerà la negoziazione di accordi definitivi e il briefing della sua organizzazione all’avvio del lavoro proposto. Anche la conduzione di riunioni del personale in caso di fallimento di una proposta è fondamentale per il lavoro.