Le lettere di proposta sono lettere di accompagnamento che sono incluse nelle proposte commerciali per far conoscere alle persone la natura della proposta e la società che la presenta. Come altri tipi di lettere di accompagnamento, le lettere di proposta sono progettate per far conoscere rapidamente al lettore le informazioni necessarie, convincendo al contempo il lettore che l’autore della lettera è la scelta migliore per il lavoro. In alcuni casi, una lettera di proposta deve seguire un formato e uno stile specifici, mentre in altri casi può essere di natura più libera.
Una tipica lettera di proposta include una breve discussione del problema che la proposta intende affrontare e una panoramica delle informazioni salienti nella proposta. Le lettere di proposta in genere includono stime dei tempi e dei costi insieme a una breve spiegazione del funzionamento della proposta. La lettera della proposta può anche dettagliare l’esperienza, le qualifiche e le certificazioni della persona o dell’azienda che ha fornito la proposta e può includere anche la storia dell’azienda e le informazioni di base. In tutto, il documento ha un tono persuasivo che è stato progettato per incoraggiare il lettore a rivedere i materiali della proposta allegata.
Esistono numerosi contesti in cui è possibile scrivere una lettera di proposta. Quando una società o un’agenzia invia una richiesta di proposta (RFP), le persone che rispondono alla RFP di solito scrivono lettere di proposta con i loro invii. Una RFP di solito include linee guida di proposta che daranno alle persone una buona idea di cosa dovrebbe essere incluso in una lettera di proposta, che vanno dalle qualifiche dell’autore a una stima delle spese che saranno coinvolte. I libri di consultazione che forniscono informazioni sulla corrispondenza commerciale hanno spesso diverse proposte di esempio in modo che i lettori possano familiarizzare con la scrittura delle proposte prima di dover formalmente formulare una proposta.
Alcune lettere di proposta non sono richieste. Le aziende possono utilizzare le proposte per vendere i loro prodotti a potenziali nuovi clienti, perché comunicare per posta può essere economico e molto conveniente. Ad esempio, un produttore di software per ufficio può inviare un mailing di massa a numerosi uffici e anticipare almeno un certo interesse da parte delle aziende che risponderanno con ordini o richieste di ulteriori informazioni. La lettera di proposta indesiderata tende ad essere di natura più generica in modo che possa essere inviata a numerose persone.
Può essere difficile elaborare un modello di proposta che può essere utilizzato per rispondere a una richiesta di proposta, poiché ogni richiesta e ogni proposta possono essere molto diverse. In genere sono necessarie molte ricerche per mettere insieme la proposta e la lingua deve essere specificamente personalizzata per il lettore. Tuttavia, può aiutare a mettere insieme uno schema di base che viene utilizzato nella stesura delle proposte, per garantire che tutti gli aspetti necessari di una proposta siano pienamente coperti. Le aziende dovrebbero anche conservare copie di vecchie proposte e lettere di proposte, prendendo appunti su quelle che hanno successo in modo che possano essere utilizzate nello sviluppo di proposte future.