Una proposta commerciale è scritta in risposta a una richiesta di proposta (RFP) ed è uno strumento utilizzato per guadagnare più affari dai nuovi clienti. Scrivere una proposta commerciale significa pubblicizzare le capacità di un’azienda e di un gruppo dirigente. Sebbene non esista un unico modo corretto per scrivere una proposta commerciale, ci sono alcune informazioni chiave che dovrebbero essere incluse. Ciò include la sintesi, l’analisi di mercato, l’analisi della situazione aziendale, soluzioni ai problemi, tempistiche e budget.
I lettori di proposte desiderano una breve sinossi dell’intera proposta. Per scrivere una proposta commerciale in modo efficace, il lettore deve essere al centro. Il sommario esecutivo condensa i contenuti dell’intera proposta in poche pagine, in genere non più di cinque. Il riepilogo esecutivo dovrebbe anche essere scritto per ultimo per risparmiare tempo ed energia da parte dell’autore di una proposta commerciale. Il riepilogo può essere suddiviso in sezioni in base al contenuto del resto della proposta.
L’analisi del mercato discute i potenziali clienti che l’azienda attirerà, i loro dati demografici, le abitudini di spesa e quante più informazioni si possono trovare associate al mercato su cui si concentrerà la partnership commerciale. Offrire una notevole quantità di informazioni sul mercato mostrerà che il destinatario della proposta commerciale lavorerà con un partner che sa cosa sta facendo e si concentra nella giusta direzione. La proposta dovrebbe dimostrare che le esigenze dell’acquirente sono comprese. La proposta commerciale dovrebbe essere incentrata sulla comprensione esposta nell’analisi di mercato.
La sezione successiva dovrebbe analizzare la situazione dell’azienda che ha richiesto la proposta commerciale. RFP ben scritte spiegano al loro pubblico le basi della necessità della proposta. La proposta dovrebbe analizzare e discutere queste esigenze per rendere ovvio ai lettori che le loro esigenze sono comprese.
La sezione successiva dovrebbe offrire soluzioni ai problemi nella sezione analisi. Fornisci esempi di successi, spiegando perché gli esempi sono successi e spiega esattamente come verranno soddisfatte le esigenze dei lettori. In questa sezione dovrebbe essere discussa anche l’esperienza dello scrittore relativa al set di soluzioni.
La sezione della sequenza temporale dovrebbe suddividere il problema in una serie di tappe fondamentali della soluzione. Quindi è possibile includere le soluzioni per illustrare approssimativamente il tempo necessario per eseguire ciascuna attività. Includi date concrete nella sezione della sequenza temporale e assicurati che le date siano realistiche. Le date che mostrano troppo tempo o troppo poco tempo per svolgere un determinato compito faranno sembrare inesperti gli autori della proposta.
La sezione finale può discutere il budget per il progetto e quanto costeranno le azioni nella proposta. I numeri forniti dovrebbero essere giustificati dal rendimento dell’investimento del richiedente la proposta. Non tentare di fornire un’analisi dei costi irrealisticamente alta o bassa. Questa è un’altra opportunità per dimostrare che il livello di competenza dello scrittore di proposte commerciali è estremamente elevato, non costoso. Quando scrivi una proposta commerciale, non soffermarti sui numeri; concentrarsi sui punti di forza che possono dare al destinatario della proposta ciò di cui ha bisogno.
Nel complesso, una proposta ben scritta sarà chiara e concisa, con grammatica e ortografia corrette. Dovrebbe essere ben studiato. La proposta dovrebbe essere confezionata in modo professionale e includere tutte le informazioni di contatto commerciali pertinenti.