Una segreteria telefonica a due linee gestisce le chiamate effettuate a due diversi numeri di telefono. Tali apparecchiature possono essere utili per le piccole imprese e gli uffici domestici dove potrebbe essere necessario disporre di due linee telefoniche per gestire diversi tipi di chiamate. Altre macchine sono in grado di gestire ancora più linee e possono offrire maggiori funzionalità per aziende di medie e grandi dimensioni con esigenze più esigenti. Di solito è possibile per i consumatori installare e programmare le proprie apparecchiature da soli, senza l’assistenza di uno specialista telefonico.
Questa apparecchiatura è progettata per gestire entrambe le linee contemporaneamente, riprodurre un messaggio registrato e registrare dati vocali quando i chiamanti vogliono lasciare messaggi. È anche possibile modificare i messaggi in uscita in modo indipendente se sono richiesti messaggi diversi per linee diverse. Alcuni possono indirizzare le chiamate alle caselle di posta, depositando i messaggi vocali direttamente nelle caselle collegate a persone specifiche per facilitare la gestione delle chiamate. Possono memorizzare i messaggi a tempo indeterminato fino a quando la segreteria telefonica a due righe non esaurisce lo spazio, a quel punto elimina i messaggi più vecchi per fare spazio a quelli nuovi.
Storicamente, questa apparecchiatura utilizzava nastri, che potevano causare problemi con il recupero e il controllo dei messaggi. La maggior parte delle moderne apparecchiature di segreteria telefonica a due linee è digitale, che offre più spazio per l’archiviazione delle informazioni ed è anche più facile da gestire. Gli utenti possono saltare, riprodurre e rallentare i messaggi secondo necessità, oltre a rispondere alle chiamate per diverse caselle di posta. La macchina può anche avere un display per mostrare l’identificazione del chiamante e altre informazioni che potrebbero essere importanti.
Per configurare una segreteria telefonica a due linee è necessario collegare entrambe le linee all’apparecchiatura e programmarla per le funzioni desiderate. È possibile che venga riprodotto un messaggio predefinito quando non ne è stato registrato alcuno o se la macchina è stata ripristinata. In caso contrario, gli utenti possono personalizzare il messaggio in uscita e le preferenze della casella di posta, se questa funzione è disponibile. Per gli utenti che desiderano archiviare i vecchi messaggi senza preoccuparsi di esaurire lo spazio, è importante selezionare una segreteria telefonica a due linee che possa connettersi a un’unità di archiviazione più grande o che disponga di supporti di archiviazione rimovibili per l’archiviazione dei messaggi.
La funzionalità multilinea può essere disponibile su alcune segreterie telefoniche, consentendo la gestione di più di due linee. Questo può venire con funzionalità come più spazio di archiviazione, caselle di posta e così via per aumentare la flessibilità per l’utente. I costi di base per i diversi tipi di unità possono variare considerevolmente. Gli acquirenti potrebbero voler pensare a come e quando le loro attività potrebbero espandersi quando decidono che tipo di apparecchiature telefoniche acquistare, poiché uno scopo originale intelligente può prolungare il tempo tra gli aggiornamenti necessari.