I sistemi telefonici aziendali consentono agli imprenditori e ai loro dipendenti di avere la possibilità di comunicare all’interno dell’organizzazione e gestire le chiamate effettuate all’azienda. Sono disponibili molti diversi sistemi telefonici aziendali. I tipi principali sono il centralino privato (PBX), l’unità di sistema chiave (KSU), l’unità di sistema senza chiavi (senza KSU), il protocollo VoIP (Voice over Internet) e i telefoni cellulari.
I sistemi PBX sono generalmente utilizzati da grandi organizzazioni, in genere con 40 o più dipendenti. I sistemi sono apprezzati dalle aziende più grandi perché possono essere espansi per consentire la futura crescita aziendale e generalmente offrono la maggior parte delle funzionalità disponibili nei sistemi telefonici aziendali. Alcune delle caratteristiche comuni alla maggior parte dei sistemi PBX sono la presenza di un numero di telefono che gli utenti esterni compongono per raggiungere vari interni in tutta l’azienda, la distribuzione automatica e uniforme delle chiamate, la risposta automatica alle chiamate e i saluti aziendali personalizzati.
Una caratteristica fondamentale del sistema telefonico KSU è che gli utenti possono controllare e dirigere manualmente le chiamate telefoniche in arrivo. I sistemi KSU sono generalmente meno costosi dei sistemi PBX e possono gestire meno connessioni, il che li rende una scelta più popolare per le aziende di medie dimensioni. Sono progettati per aziende da 10 a 40 dipendenti. I sistemi KSU possono consentire la composizione tra uffici, impedire agli utenti di rispondere alle linee già in uso e offrire altre funzioni telefoniche standard.
I sistemi senza KSU sono generalmente progettati per aziende con dieci o meno dipendenti. Ogni singolo telefono contiene le funzionalità di un sistema senza KSU, invece di avere un’unità centrale che controlla tutte le funzionalità. Offrendo un investimento iniziale inferiore, questi sistemi telefonici di solito offrono funzionalità telefoniche di base di cui una piccola impresa avrebbe bisogno. I sistemi generalmente non offrono molte funzionalità avanzate presenti in altri sistemi telefonici aziendali.
Gli stessi vantaggi di un tradizionale sistema PBX senza i costi hardware e software associati ai tradizionali sistemi PBX possono essere ottenuti utilizzando un sistema VoIP. Molte persone ritengono che i sistemi VoIP siano superiori in termini di qualità ai tradizionali sistemi telefonici aziendali. I sistemi consentono a molti più utenti di beneficiare delle funzionalità di un sistema PBX tradizionale senza alcun costo.
I telefoni cellulari consentono agli utenti di utilizzare la comunicazione wireless mentre si trovano in molti luoghi diversi. Molte aziende utilizzano questa tecnologia perché consente loro di condurre affari in viaggio, a casa o fuori ufficio. Diversi modelli di telefoni cellulari hanno la possibilità di connettersi a Internet. Questa funzione consente all’utente di controllare le scorte, la posta elettronica, il meteo, gli orari dei voli e molte altre funzionalità che un uomo d’affari potrebbe trovare utili.