Una segreteria telefonica remota è un tipo di apparecchiatura telefonica configurata per consentire agli utenti di chiamare il dispositivo e utilizzare una serie di codici di accesso per accedere e gestire i messaggi salvati sul dispositivo. Tipicamente facili da usare, le segreterie telefoniche di questo tipo sono relativamente poco costose e funzionano con l’uso di comandi a toni per accedere e gestire i messaggi registrati. L’uso di una segreteria telefonica remota è considerato un’alternativa all’utilizzo di altri tipi di opzioni di messaggistica con i servizi di telefonia fissa, come la risposta ai messaggi virtuali online e i servizi di risposta forniti dalle compagnie telefoniche.
La configurazione di una tipica segreteria telefonica remota richiede che il dispositivo sia collegato a una linea fissa oltre che a un telefono di casa. Il dispositivo può essere impostato per rispondere a una chiamata in arrivo dopo un determinato numero di squilli e riprodurre un saluto preregistrato che richiede al chiamante di lasciare un messaggio dopo l’emissione di un segnale acustico o di un tono. Quel messaggio viene registrato su un chip digitale o su una piccola cassetta che viene inserita nella macchina stessa. Quando è a casa, l’utente può utilizzare la tastiera del telefono fisso per accedere ai messaggi per la riproduzione, il salvataggio o la cancellazione. Quando la macchina funziona con l’uso di una mini-cassetta, è facile per il proprietario caricare messaggi importanti su una cassetta per la memorizzazione permanente e inserire una nuova cassetta nel dispositivo di registrazione.
Una delle caratteristiche distintive della segreteria telefonica remota è che l’utente può chiamare il dispositivo da una postazione remota. Per poter gestire la connessione e poter riprodurre eventuali messaggi salvati o nuovi, l’utente deve effettuare la chiamata utilizzando una linea dotata di servizio a toni. La maggior parte delle segreterie telefoniche è configurata per rilevare i toni digitali emessi come parte di quel servizio, consentendo all’utente di inserire un codice di accesso riconosciuto dal sistema. Il servizio a toni è necessario anche per richiedere al sistema di salvare, riprodurre o eliminare i messaggi correnti.
L’utilizzo di una segreteria telefonica remota è un’alternativa economica all’utilizzo di servizi di segreteria forniti da società indipendenti o addirittura di un servizio fornito dalla compagnia telefonica dell’utente. Questo perché tali alternative richiedono normalmente una sorta di addebito mensile, nonché l’attivazione di alcuni altri servizi come l’inoltro di chiamata. Poiché una segreteria telefonica remota può essere acquistata per un importo relativamente basso, il dispositivo può ripagarsi facilmente con pochi mesi di utilizzo.