La struttura di suddivisione del lavoro descrive un metodo per rappresentare e organizzare il lavoro che sarà necessario per raggiungere un obiettivo. La creazione di una struttura di suddivisione del lavoro comporta l’assunzione di un’attività complessa con molte parti e la descrizione di ciascuna singolarmente in un unico grafico. L’obiettivo di creare uno di questi grafici è creare chiarezza su ciò che deve essere fatto, dall’inizio alla fine di un progetto.
Una struttura di suddivisione del lavoro è generalmente organizzata in modo gerarchico. In alto c’è l’obiettivo principale: ad esempio, “cucinare s’mores su un falò”. L’obiettivo sarà quindi suddiviso in obiettivi più piccoli, come procurarsi le provviste, accendere il fuoco, mantenere il fuoco e cucinare effettivamente gli s’mores. Ognuna di queste unità più piccole può a sua volta essere divisa. Ad esempio, “procurarsi forniture” verrebbe suddiviso in acquisto di cibo, raccolta di bastoncini e taglio di legna da ardere. Compiti specifici possono essere assegnati a diversi membri del team di persone che cercano di cucinare gli s’mores.
Una caratteristica comune delle strutture di suddivisione del lavoro è la regola del 100%. La struttura di suddivisione del lavoro dovrebbe contenere il 100% del lavoro che deve essere svolto. Dovrebbe rappresentare una contabilità completa di tutte le attività necessarie. Inoltre, non dovrebbe includere il lavoro che non è necessario per raggiungere l’obiettivo primario. Naturalmente, nel mondo reale, potrebbe essere impossibile raggiungere questo obiettivo perfettamente.
Un altro principio della struttura di suddivisione del lavoro è l’esclusività reciproca. Cioè, i diversi elementi enumerati sul grafico non dovrebbero sovrapporsi tra loro. L’obiettivo è la completa chiarezza nel rappresentare compiti discreti. Mantenere le attività separate è utile soprattutto in progetti di grandi dimensioni con molti partecipanti che cercano di collaborare senza duplicazioni.
Un elemento comune ma facoltativo della struttura di suddivisione del lavoro è un dizionario. Il dizionario è particolarmente utile anche per i grandi progetti. Il dizionario definisce i termini e gli acronimi utilizzati nel grafico. Fornire questo tipo di spiegazione supplementare aumenta la probabilità che chiunque veda il documento lo capisca allo stesso modo. Diverse interpretazioni dello stesso testo possono produrre la stessa confusione di un documento che di per sé non è chiaro.
L’idea della struttura di ripartizione del lavoro è stata prodotta nel Dipartimento della Difesa negli anni ’50 e ’60. Un precursore della struttura di ripartizione del lavoro è stato utilizzato nella creazione dei missili Polaris. Alla fine, il sistema è stato codificato nel documento governativo MIL-STD-881, “Strutture di ripartizione del lavoro per articoli di materiale per la difesa”. Il processo rimane in uso dai militari, ma si è esteso anche al mondo aziendale.