Il flusso di lavoro di pubblicazione descrive il percorso che un documento prende dalla fase di scrittura alla pubblicazione. Il miglior flusso di lavoro di pubblicazione per la tua azienda dipende dalle dimensioni e dalla composizione del personale. Il sistema è limitato dai limiti del processo di stampa e del software di pubblicazione. È anche importante scegliere un processo di flusso di lavoro di pubblicazione che può procedere attraverso varie forme di comunicazione. La scelta di un flusso di lavoro aziendale dovrebbe bilanciare preoccupazioni di bilancio, efficienza e accuratezza.
Le dimensioni del luogo di lavoro determineranno il processo di flusso di lavoro di pubblicazione ideale. Tutto il personale potrebbe essere coinvolto nella modifica di materiale scritto in un piccolo ufficio. Questo flusso di lavoro implicherebbe un “round robin” di modifiche seguito dalla consegna alla stampante. Gli uffici più grandi spesso presentano più gerarchia nella gestione del flusso di lavoro creativo. Il flusso di lavoro di pubblicazione in un grande ufficio potrebbe comportare la consegna di una bozza a un redattore, redattore di sezione e editore prima della stampa.
Il miglior flusso di lavoro per la tua azienda dovrebbe anticipare i cambiamenti del personale. Il flusso di lavoro dovrebbe essere facilmente spiegato ai nuovi dipendenti coinvolti nelle pubblicazioni. Editor temporanei, scrittori e artisti grafici dovrebbero essere in grado di adattarsi facilmente al processo. Una buona regola empirica quando si sceglie il miglior flusso di lavoro di pubblicazione è progettare un processo che potrebbe essere spiegato al lettore medio della pubblicazione.
È necessario considerare il software utilizzato dal team delle pubblicazioni durante lo sviluppo di un diagramma del flusso di lavoro. Il tuo sistema di flusso di lavoro potrebbe rallentare in modo significativo se i tuoi autori, redattori e il team di stampa utilizzano versioni diverse dello stesso software. Questo problema si aggrava quando uno scrittore utilizza software di pubblicazione incompatibile con il software dell’ufficio. Il flusso di lavoro di pubblicazione dovrebbe anticipare questi problemi richiedendo la compatibilità da parte di tutti i membri del processo.
Il tuo modello di flusso di lavoro ideale potrebbe essere utilizzato con il tuo attuale approccio alla stampa. Probabilmente dovrai creare ulteriori sessioni di revisione e modifica nel diagramma del flusso di lavoro se usi la stampa offset. Il flusso di lavoro di pubblicazione potrebbe essere più compatto con i servizi di stampa su richiesta, ma il costo di ciascuna unità è superiore rispetto alla stampa offset. Le dimensioni e la frequenza delle pubblicazioni dovrebbero anche informare l’analisi del flusso di lavoro. È possibile apportare correzioni con quotidiani e memo più facilmente rispetto ai rapporti annuali.
Il tuo sistema di flusso di lavoro dovrebbe anche essere costruito per resistere a interruzioni nelle comunicazioni e nella consegna dei documenti. Il diagramma dovrebbe indicare agli editori di conservare copie digitali e stampate delle pubblicazioni in caso di interruzioni di corrente. Il processo del flusso di lavoro di pubblicazione deve inoltre prevedere interruzioni della rete che disconnettono i team di scrittura dalle loro stampanti. I team di redazione e scrittura dovrebbero utilizzare unità portatili, laptop e stampe frequenti per consegnare le pubblicazioni in tempo.