La scelta del miglior software di organizzazione per tenere traccia di documenti digitali, immagini e voci può essere un processo confuso. Sono disponibili molte buone applicazioni per l’agenda che semplificano questo compito. Ottenere il miglior software di organizzazione è possibile determinando ciò che deve essere archiviato elettronicamente, la preferenza per l’archiviazione online o su computer, quanto spazio di archiviazione è necessario e come i file verranno aggiunti, ordinati, condivisi e recuperati dagli utenti.
Il primo passo nella scelta del miglior software di organizzazione è decidere cosa deve essere organizzato e come dovrebbe essere organizzato per ripulire i file digitali. Il giusto software organizer consente agli utenti di trasferire rapidamente file digitali come documenti, fogli di calcolo, ricette, foto, musica e video in un sistema di archiviazione facile da gestire. Sono disponibili applicazioni software di organizzazione personale che impostano i file automaticamente e questi file possono essere personalizzati per adattarsi a qualsiasi tipo di supporto.
Quindi, scegli il software dell’organizzatore a cui si accede tramite un programma basato sul disco rigido del computer, un sistema di organizzazione basato sul Web o mobile. Pensa a come accedere e condividere i file e scegli l’organizzatore che ha più senso. Tieni presente che i file conservati su un computer devono essere protetti da software di protezione antivirus e antispyware. Il software di organizzazione mobile è protetto da crittografia di vari livelli a seconda del provider.
La scelta migliore nel software dell’agenda sarà un sistema di archiviazione che disponga di uno spazio di archiviazione adeguato per i file elettronici, con la possibilità di aggiungere ulteriore spazio di archiviazione secondo necessità. La mancata scelta di un servizio organizzatore con spazio sufficiente può causare file digitali incompleti o danneggiati che non saranno utilizzabili. Per i documenti, si consiglia di utilizzare almeno uno spazio di archiviazione di 1-2 GB per l’organizzazione delle applicazioni. Per film, immagini e video, seleziona un sistema con una capacità di archiviazione molto più elevata, poiché questi file possono essere molto grandi. Si consigliano fino a 250 GB.
Infine, quando si sceglie il giusto software di organizzazione, considerare come i file verranno caricati, ordinati, condivisi e recuperati dagli utenti. I file possono essere convertiti in formati digitali e caricati nel software di organizzazione per facilitarne l’archiviazione. Trova un programma che permetta la gestione personalizzata dei file. Ci sono molti buoni software gratuiti per l’agenda che consentono agli utenti di condividere e ordinare rapidamente i file tramite e-mail, SMS, reti di social media e canali di comunicazione virtuali. Questi sono tutti fattori importanti che possono rendere un programma organizzativo facile o difficile da usare nel tempo.