La scelta dell’attrezzatura di videoconferenza giusta per la tua azienda è un’attività che richiede una rigorosa attenzione ai dettagli. Poiché i componenti di questo tipo di sistema possono essere costosi, occorre prestare attenzione a considerare fattori chiave come la qualità della risoluzione dei monitor e degli schermi per conferenze, la chiarezza del suono dei telefoni per videoconferenza collegati al sistema, la gamma di funzioni fornite per l’utilizzo da parte di partecipanti e moderatori, e la difficoltà nel far funzionare il sistema. Confrontando attentamente diversi sistemi, è possibile acquistare l’attrezzatura giusta e godere di una qualità costante nell’utilizzo delle videoconferenze per diversi anni.
Prima di tentare di valutare qualsiasi apparecchiatura di videoconferenza, è importante determinare cosa si desidera nel sistema. Molte aziende fanno uso di sistemi interni che essenzialmente utilizzano un hardware centrale collocato presso una sede aziendale che aiuta a supportare l’utilizzo di altri componenti in ciascuna delle posizioni sulla rete. Altri scelgono di utilizzare sistemi autonomi individuati in ogni luogo, in grado di funzionare indipendentemente l’uno dall’altro. Se l’idea è quella di creare una rete che permetta a ciascuna sede di gestire le proprie conferenze, prendere in considerazione ciò influirà sul tipo di attrezzatura acquistata.
Oltre alla flessibilità di utilizzo, saranno importanti anche i fattori relativi all’effettiva esecuzione della videoconferenza. Ad esempio, alcune apparecchiature di videoconferenza consentiranno al moderatore di dividere il display per visualizzare contemporaneamente ciascuna delle sedi partecipanti in una singola conferenza, piuttosto che doversi spostare manualmente da una all’altra o impostare il sistema per visualizzare il posizione che sta parlando o è attiva in qualche altro modo. I sistemi più avanzati consentiranno inoltre al moderatore di avviare connessioni con i partecipanti, portando quelle posizioni nella riunione o di disconnettere le posizioni da una riunione una volta che non sono più necessarie. Funzionalità come la disattivazione dell’audio o la possibilità per il moderatore di mettere da parte una o due sedi per una conferenza privata indipendente dalla riunione principale sono un’altra caratteristica che vale la pena considerare.
Una volta prese le decisioni sul tipo di funzionalità hardware e software ritenute necessarie, il compito di individuare la migliore attrezzatura di videoconferenza si concentrerà sulla ricerca di sistemi adatti. Ciò implica spesso la collaborazione con i rappresentanti di vendita per identificare sistemi e configurazioni specifici, nonché la partecipazione a dimostrazioni di tali sistemi. A differenza dell’acquisto di altri tipi di sistemi di comunicazione aziendale, vedere effettivamente l’attrezzatura di videoconferenza in uso è fondamentale per prendere una decisione informata.
Dopo aver identificato un paio di pacchetti di apparecchiature per videoconferenza che sembrano soddisfare le tue esigenze, prenditi il tempo necessario per confrontare tali sistemi in termini di qualità, facilità d’uso, qualità del suono e dell’immagine e costo complessivo, inclusa l’installazione e la manutenzione. Prendersi il tempo per esaminare attentamente ciascuno di questi aspetti renderà più facile determinare quale sistema fornirà il più alto livello di servizio al miglior prezzo, rendendo l’acquisto più conveniente. Osserva sempre attentamente i termini del contratto di servizio e della garanzia e fissa i migliori termini possibili. Ciò contribuirà a ridurre al minimo le spese di proprietà e funzionamento dell’apparecchiatura di videoconferenza, facilitando il rispetto del budget.