Quando stai cercando di decidere la giusta dimensione del file cabinet, può essere utile sapere quanti file potresti voler inserire in questo cabinet. Potresti anche considerare se è più probabile che utilizzi documenti o file in formato lettera o legale, poiché ciò può influire sulle dimensioni dei cassetti. Le giuste dimensioni dello schedario possono dipendere dalla quantità di spazio che hai nel tuo ufficio e dalla quantità di spazio necessaria per aprire i cassetti.
Per scegliere la giusta dimensione del file cabinet, può essere utile sapere quanti file potresti aver bisogno di archiviare all’interno del cabinet. Questo può spesso dipendere dal fatto che tu stia utilizzando lo schedario per uso aziendale o personale. Se prevedi di utilizzare questi mobili a casa, uno schedario a uno o due cassetti potrebbe essere abbastanza grande, ma potresti volere uno schedario a quattro cassetti per un ufficio privato.
La maggior parte dei documenti viene stampata su carta di formato standard, i documenti legali e immobiliari a volte vengono stampati su fogli più lunghi. Ciò significa che quei documenti sono normalmente troppo grandi per essere inseriti in unità con dimensioni medie di schedario. Allo stesso modo, le cartelle di file standard potrebbero essere troppo piccole se la dimensione del file cabinet è destinata a documenti legali. Può essere una buona idea sapere quale formato di carta archivi normalmente e se archivi spesso documenti sia normali che legali, potresti dover acquistare uno schedario separato per ogni tipo.
È una buona idea misurare l’area in cui prevedi di posizionare il tuo schedario prima di andare a fare shopping. Questo può dirti quale dimensione del file cabinet potrebbe adattarsi allo spazio che hai. Uno schedario verticale normalmente occupa meno spazio sul pavimento rispetto a uno orizzontale. A volte può anche contenere più cartelle di diversi schedari a quattro cassetti posizionati uno accanto all’altro. Questo potrebbe renderlo una scelta migliore se mantieni centinaia di record, come potrebbe essere il caso se gestisci file per uno studio medico o una scuola.
Assicurati di aprire e chiudere completamente i cassetti dei documenti in modo da sapere quanto spazio è necessario per estenderli completamente. Se stai posizionando gli schedari in una piccola stanza o in un corridoio, potresti non avere molto spazio per aprire i cassetti. In questo caso, potresti voler acquistare uno schedario che non sia così profondo. Un’altra opzione potrebbe essere quella di acquistarne uno con le ante che si sollevano, in quanto possono essere collocate in aree che altrimenti potrebbero essere troppo piccole per consentire l’apertura di cassetti lunghi.