Le migliori distinte di deposito aziendali soddisfano i requisiti di base della banca e svolgono adeguatamente le funzioni secondarie di questo importante documento commerciale. Le distinte di deposito vengono generalmente ordinate tramite la banca e quindi avranno la codifica richiesta. Le funzioni secondarie includono la tracciabilità, l’accuratezza e la comunicazione delle transazioni. Tutti questi fattori funzionano insieme per documentare una transazione in modo che sia possibile una contabilità accurata. Inoltre, è necessario ridurre al minimo il rischio di furto interno o esterno.
Se i depositi vengono effettuati da più persone in più sedi, la tracciabilità è un problema. Le migliori distinte di deposito aziendali avranno un mezzo per rintracciare chi ha effettuato il deposito, quando e dove. Ciò può essere ottenuto mediante una riga speciale sul documento di identità firmato dal depositante. Per aumentare la tracciabilità sono utili più distinte di deposito carbonio, con copie conservate dal depositante e dal supervisore, e presentate alla banca.
La precisione è un fattore importante nella scelta delle migliori distinte di versamento aziendali perché dati errati possono causare scoperti di conto e commissioni bancarie o imprecisioni nei conti dei clienti. Per aumentare la precisione, le aziende possono scegliere di utilizzare distinte di deposito generate dal computer. Se le distinte di versamento devono essere compilate a mano, dovrebbe esserci spazio sufficiente per elencare tutti gli assegni e le righe per ogni taglio di cambiali devono essere registrate separatamente. I dipendenti dovrebbero essere tenuti a scrivere in modo ordinato su tutte le distinte di deposito.
La comunicazione delle transazioni può essere ovvia in una piccola impresa, ma meno in un’impresa molto grande. I contabili devono sapere quando i depositi vengono riconosciuti dalla banca, su quale conto deve essere accreditato il deposito e la forma del deposito. Le operazioni sparse possono comportare la gestione del deposito da parte di più persone. Pertanto, non solo le copie multiple delle distinte di versamento aziendali possono essere importanti, ma dovrebbe essere mantenuto anche un registro dei depositi simile a un registro degli assegni.
Un’azienda deve prendere diverse decisioni per ridurre al minimo il rischio di furto. Dovrebbero essere note le dimensioni della transazione commerciale tipica e l’importo in contanti rispetto ad altri mezzi di pagamento. Altri dati da rilevare sono se l’attività utilizza libretti compilati a mano o generati al computer, la frequenza dei versamenti effettuati durante l’orario di apertura delle banche rispetto all’utilizzo dei drop notturni e se i versamenti verranno effettuati da più persone o dalla stessa due persone. Maggiore è la transazione in contanti, maggiore è l’uso di gocce notturne e depositi ripetuti da parte della stessa persona aumentano le possibilità di furto da parte di agenti esterni e dipendenti. Le buste di plastica usa e getta con più distinte di deposito per le imprese di carbonio aiutano a scoraggiare il furto di depositi notturni.
Le migliori distinte di versamento aziendali incorporeranno i fattori di cui sopra, a seconda dei casi. Possono variare in dimensioni dal foglio strappabile formato portafoglio a un report multipagina generato dal software di contabilità. In tutti i casi, dovrebbero essere logici, ordinati e facilmente comprensibili da tutti gli utenti. Le distinte di versamento aziendali, anche se non viste dai clienti, dovrebbero trasmettere anche un aspetto professionale.
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