I requisiti per diventare segretaria / receptionist variano, principalmente a causa del tipo di azienda in cui si trova la posizione. La maggior parte delle aziende richiede un livello minimo di istruzione con poca o nessuna formazione. A causa dei doveri associati a questa posizione, tuttavia, altre società potrebbero richiedere un certo livello di istruzione. Altri ancora potrebbero aspettarsi che tu abbia una laurea e qualche anno di esperienza lavorativa.
In genere, un segretario / receptionist è responsabile delle funzioni di supporto amministrativo all’interno di un’azienda. Le funzioni di segreteria possono comportare responsabilità di supporto degli uffici. È possibile supportare un manager di un dipartimento o fornire supporto generale all’ufficio per l’intera azienda.
Esistono diversi compiti spesso associati all’adempimento del ruolo di receptionist. Uno dei compiti principali è rispondere al telefono e instradare le chiamate al dipartimento appropriato. Salutare i clienti e gli ospiti nell’area di attesa è un altro dovere comunemente associato all’essere un receptionist.
Potrebbero essere necessari altri compiti, a seconda delle funzioni che supportano le attività d’ufficio. All’interno di alcune società, potrebbe essere necessario preparare la posta per i servizi di consegna. Inoltre, potresti anche distribuire la posta in arrivo al personale dell’azienda.
Per diventare un segretario / receptionist, avrai bisogno di una serie di conoscenze, abilità e abilità. La maggior parte delle aziende si aspetta che tu abbia una comprensione completa delle procedure dell’ufficio. Poiché un compito primario in questa posizione è rispondere al telefono, avere piacevoli capacità verbali è generalmente un vantaggio aggiuntivo. È inoltre auspicabile la capacità di utilizzare apparecchiature per ufficio per la maggior parte delle aziende.
Alcune scuole tecniche offrono corsi di amministrazione aziendale e d’ufficio per aiutarti a sviluppare le competenze necessarie per diventare segretaria / receptionist. I corsi tipici possono includere la formazione sull’uso dell’elaborazione testi e delle applicazioni per fogli di calcolo. Scrivere corrispondenza commerciale e etichetta d’ufficio sono corsi aggiuntivi offerti nella maggior parte delle scuole.
Inoltre, alcune aziende potrebbero preferire assumere una persona con una laurea in economia aziendale. Ottenere una laurea in affari o una relativa in un istituto accademico di quattro anni può aiutarti a soddisfare questo requisito. Questo tipo di laurea potrebbe anche prepararti per una promozione all’interno dell’azienda.
Oltre alla formazione formale necessaria per diventare segretaria / receptionist, potresti anche aver bisogno di tempo per apprendere le procedure operative standard di un’azienda. Generalmente, riceverai una formazione sulle procedure specifiche del settore che influiscono sulla variazione dei tuoi compiti dopo essere stati assunti. Ad esempio, lavorare per una struttura medica potrebbe comportare la pianificazione delle visite in ufficio del paziente. Prima dell’arrivo del paziente, le procedure dell’ufficio potrebbero includere la verifica dell’assicurazione sanitaria e la creazione di una cartella clinica.