Molti impiegati, sia a casa che in ufficio, hanno un compito che trovano difficile: trovare il tempo e/o la voglia di organizzare una scrivania. La scrivania di una persona è di solito un’isola di individualità in ufficio e fare lo sforzo di organizzare una scrivania può essere scoraggiante. Per organizzare una scrivania, una persona deve assicurarsi ciò che è veramente necessario, essere disposta a gettare via il superfluo e escogitare un sistema per mantenere la scrivania in ordine.
Uno dei principali ostacoli che molte persone devono affrontare quando tentano di organizzare una scrivania è la mancanza di spazio di archiviazione. Per gli impiegati che devono conservare documenti o materiale “in uscita” per un periodo di tempo, lo spazio di archiviazione è fondamentale. Tuttavia, se semplicemente non può essere acquistato, una buona soluzione è una scatola di immagazzinaggio ordinata che possa stare discretamente sotto la scrivania. Dovrebbe, tuttavia, essere “eliminato” di tanto in tanto, per rimuovere il materiale non necessario, facendo spazio a registrazioni più recenti.
Un file impilabile è una benedizione per chi ha poco spazio di archiviazione e sta tentando di organizzare una scrivania. Un file di impilamento è una serie di piattaforme collegate a un’unica base. Molti hanno da sei a otto piattaforme per varie categorie di materiali. Un file impilabile è un’ottima casella di posta, poiché l’operatore può mettere le mani su file specifici più rapidamente. Poiché un file impilabile è verticale, non occupa più spazio sulla scrivania rispetto a una singola casella di posta, rendendolo ideale per risparmiare spazio.
I materiali più usati dovrebbero essere posizionati più vicini al lavoratore. Il telefono, la penna e il portapenne dovrebbero essere tutti a portata di mano, insieme a un blocco note, per annotare numeri o altre informazioni. Tuttavia, questi elementi non devono interferire con l’uso della tastiera o del mouse del computer. Un piccolo calendario da tavolo, piuttosto che un blocco calendario, può essere migliore per coloro che tentano di organizzare una scrivania di proporzioni più piccole. Quelli con più spazio sulla scrivania potrebbero volere un grande calendario da scrivania.
Una piccola scatola o un file dovrebbe essere sempre disponibile per documenti vari, posta e altri oggetti. Tuttavia, dovrebbe essere pulito almeno due volte al mese. Gli oggetti non usati spesso, ma comunque necessari, dovrebbero essere relegati in un cassetto della scrivania.
L’impiegato dovrebbe cercare di organizzare una scrivania in modo da dargli la massima efficienza. Alcuni negozi di forniture per ufficio vendono persino organizer da scrivania per aiutare i lavoratori a questo scopo. Questi sono utili se il lavoratore ha lo spazio sulla scrivania per ospitare l’organizzatore. Il modo migliore per organizzare una scrivania, però, è ridurre al minimo gli effluvi. Ciò significa scartare tutto ciò che non è stato utilizzato in più di un mese o qualsiasi cosa improbabile che possa essere utilizzata di nuovo. Anche i cassetti della scrivania dovrebbero essere puliti di tanto in tanto. Per quanto dispendioso in termini di tempo, organizzare una scrivania farà risparmiare tempo a lungo termine e aiuterà il lavoratore a essere più efficiente.