Sotto molti aspetti, scrivere una lettera di proposta è come qualsiasi altro tipo di scrittura commerciale. Una scrittura chiara, concisa e accurata è importante per qualsiasi documento commerciale. Le proposte commerciali, tuttavia, richiedono componenti specifici, come la lettera di accompagnamento della proposta. La lettera di proposta, molto simile a una lettera di presentazione del curriculum, funge da educata introduzione a una determinata proposta. Usare la voce attiva, seguire l’etichetta di scrittura commerciale accettata e mostrare apprezzamento per il tempo limitato del lettore è fondamentale per una risposta positiva.
Spesso, quando le grandi organizzazioni pubblicano richieste per più progetti, la lettera di presentazione della proposta serve a informare il lettore a quale richiesta di proposta (RFP) risponde il documento. Se non esiste alcun rapporto esistente tra professionisti o aziende, una lettera di proposta funge sia da introduzione che da opportunità per fare una buona prima impressione. Quando esiste già una relazione, la lettera di accompagnamento può servire come occasione per complimentarmi, esprimere apprezzamento o estendere la buona volontà continua tra le due parti.
Indipendentemente dal fatto che esista o meno una relazione tra le parti, ogni lettera di proposta deve seguire l’etichetta di scrittura commerciale corretta. Ad esempio, il documento deve essere formattato con intestazioni, margini accurati e carattere o carattere standard. È previsto l’invio della lettera al contatto corretto e l’utilizzo di un saluto professionale accettabile per la cultura dei clienti. Informazioni di contatto errate o un saluto troppo informale possono fare la differenza nel leggere o scartare una lettera di proposta.
A parte l’etichetta corretta, anche il tono di una lettera di proposta è importante. Gli approcci formali ma personalizzati in genere funzionano meglio nelle culture occidentali, con alcune relazioni commerciali che consentono un tono informale. Le culture orientali in genere, sebbene non sempre, preferiscono un approccio formale e professionale. In caso di dubbi sul tono corretto, è preferibile un approccio formale e professionale.
Sebbene nessuna lettera di proposta garantisca l’accettazione, l’uso della voce attiva e della scrittura concisa migliora le probabilità. Non usare due o tre parole, quando una sarà sufficiente. Le frasi brevi e semplici sono meglio dei paragrafi lunghi e complessi. La voce attiva mostra chiarezza e sicurezza, quindi evita di essere “verbi” nella tua scrittura. Evita frasi come “se vuoi” o “potresti preferire”. Optare invece per verbi d’azione forti e inviti diretti all’azione.
Il contenuto specifico per una lettera di proposta varierà per ciascun progetto e relazione d’affari. Un errore comune che i professionisti commettono per iscritto la lettera della proposta di copertina è quello di riformulare o sintetizzare le informazioni contenute nei documenti di accompagnamento. Tieni presente che la maggior parte dei professionisti ha un tempo limitato. Rispetta il tempo del tuo lettore e non semplicemente riformulare i contenuti della tua proposta. Invece, scrivi la tua lettera con un’introduzione faccia a faccia in mente: cosa diresti o come ti presenteresti di persona prima di consegnare un documento di proposta?