In ogni attività c’è un’attrezzatura che viene costantemente utilizzata quotidianamente: la fotocopiatrice. La fotocopiatrice è una delle utility per ufficio più vendute e fino al giorno in cui avremo l’ufficio senza carta, continuerà ad essere così. Una buona fotocopiatrice può essere un aiuto per la tua attività in molti modi. Ci sono una serie di punti di controllo a cui prestare attenzione quando si considera quale fotocopiatrice soddisferà meglio le proprie esigenze.
Il tipo di fotocopiatrice di cui avrai bisogno dipende dal volume e dal tipo di copia che fai ogni giorno. Potrebbe essere necessario copiare solo un numero limitato di documenti, ad esempio conti o fatture da inviare, oppure potrebbe essere necessario copiare volumi di stampa più elevati, ad esempio mailing. Le fotocopiatrici sono disponibili in una varietà di formati e le velocità di copia variano, ma la maggior parte delle fotocopiatrici ha alcune funzioni di base universali.
Le fotocopiatrici utilizzano una lente luminosa per duplicare i documenti; la tecnologia originale è analogica, sebbene le fotocopiatrici digitali stiano diventando popolari. Le fotocopiatrici digitali consentono all’utente di stampare copie a colori convertendo i dati visivi sul documento originale in codice informatico. Il codice del computer quindi programma la stampante laser che crea la copia finale.
La chiarezza della copia dipende dalla risoluzione della fotocopiatrice. La risoluzione della fotocopiatrice determina la qualità e la nitidezza di un’immagine. Questo è misurato in punti per pollice (DPI). Le fotocopiatrici con 500 DPI hanno 500 x 500 punti per pollice quadrato. Molte fotocopiatrici possono offrire una risoluzione estremamente elevata, ma sono utili solo per persone come i designer, che hanno bisogno di stampe molto dettagliate.
Il numero di copie che fai ogni giorno dovrebbe determinare le dimensioni della fotocopiatrice che stai considerando. Se la tua fotocopiatrice viene utilizzata costantemente ogni giorno, dovresti prendere in considerazione una fotocopiatrice con un vassoio di grande capacità. Questi vassoi più grandi possono contenere oltre 1,000 fogli e sono utili per evitare di riempire continuamente la fotocopiatrice. La maggior parte delle fotocopiatrici può contenere fino a 1,000 fogli, il che è adeguato per l’utente moderato.
Se la tua azienda crea documenti che devono essere rilegati, dovresti cercare la funzione di spostamento dell’immagine. Ciò consente all’utente di regolare l’immagine per la rilegatura. È inoltre necessario essere consapevoli del fatto che alcune macchine dispongono di funzionalità di pinzatura e fascicolazione che è possibile regolare per funzionare automaticamente.
Un altro punto a cui prestare attenzione è la funzione pagine al minuto. Questo determina quante pagine vengono stampate dalla fotocopiatrice al minuto. Maggiore è il numero di pagine, maggiore sarà la velocità della fotocopiatrice. Se hai bisogno di ingrandire o ridurre i documenti, cerca le funzioni di ingrandimento/riduzione e zoom.
La quantità di funzioni che una fotocopiatrice può avere varia notevolmente. Le moderne fotocopiatrici multifunzionali possono anche fungere da fax, dispositivi di archiviazione digitale e scanner per computer, con informazioni memorizzate su un disco rigido. La fotocopiatrice può essere collegata alla rete informatica del tuo ufficio in modo da poter stampare direttamente dal tuo computer senza alzarti dalla sedia. La cosa più importante da ricordare è la dimensione. Se hai un piccolo ufficio, non scegliere una fotocopiatrice di dimensioni industriali, a meno che tu non voglia che funzioni anche come scrivania.