Un addetto alla reception saluta i visitatori quando arrivano in una compagnia ed è spesso la prima voce che la gente sente quando telefona alla compagnia. Di solito svolge anche una serie di compiti amministrativi, tra cui la distribuzione di posta e l’archiviazione. A seconda del posto di lavoro, una persona in questa posizione può specializzarsi in cose come la fatturazione, la prenotazione o l’aiuto nella sicurezza. Lui o lei può lavorare ovunque che abbia una zona accogliente, da uno stabilimento di produzione a un hotel.
Doveri
Il compito principale di un receptionist è quello di far sentire le persone benvenute, rispondere alle domande e indirizzarle verso altre parti dell’edificio. Oltre a questo, la maggior parte fa il lavoro d’ufficio. Gestiscono la corrispondenza scritta, pianificano gli appuntamenti, inviano e inoltrano e-mail, compilano rapporti e mantengono l’ufficio funzionante. La preparazione di lettere e pacchi per la spedizione è un compito regolare, così come lo sviluppo di buoni rapporti con la spedizione e i servizi di corriere.
Gli addetti alla reception che sono stati nel lavoro per un po ‘possono avere compiti aggiuntivi, come la contabilità leggera e la ricerca di potenziali fornitori. Ciò è particolarmente comune nelle aziende che non dispongono di altro personale amministrativo, come un segretario. Lui o lei può anche generare rapporti e fogli di calcolo e aiutare a organizzare riunioni. Alcune aziende hanno anche receptionist che mantengono i file su altri dipendenti, comprese le informazioni sulla loro presenza e le revisioni delle prestazioni.
specializzazioni
Gli addetti alla reception a volte hanno specializzazioni basate sul loro posto di lavoro. Ad esempio, chi lavora in uno studio legale potrebbe dover avere una conoscenza di base del tipo di legge in cui il suo studio è specializzato, mentre chi lavora in uno studio medico potrebbe essere necessario essere in grado di fare fatturazione medica e comprendere le basi di assicurazione sanitaria. Allo stesso modo, l’addetto alla reception di un hotel deve essere in grado di prendere prenotazioni e indirizzare le persone verso aziende e punti di riferimento locali. Coloro che lavorano in luoghi che producono prodotti tangibili o mostre di case, come una fabbrica o un museo, possono guidare anche i visitatori nei tour. Alcuni luoghi possono anche aiutare le persone in questa posizione ad aiutare con la sicurezza accedendo e disconnettendo i visitatori o chiedendo l’identificazione dei visitatori.
Requisiti personali ed educativi
Un addetto alla reception deve essere altamente organizzato, cordiale e simpatico. Lui o lei dovrebbe essere in grado di multitasking molto bene ed essere in grado di dare la priorità ai progetti quando necessario. La differenza tra un bravo e un grande receptionist spesso dipende dalle buone capacità di problem solving e dalla capacità di interagire con un’ampia varietà di persone.
Chiunque in questa posizione deve lavorare bene con computer e sistemi di telecomunicazione. Deve contattare regolarmente dipendenti, clienti e fornitori e deve essere in grado di chiamare, inviare e-mail e inviare messaggi di testo in modo efficiente, se necessario. Sebbene non sia sempre necessario, la videoconferenza web e la formazione Voice over IP (VoIP) sono un vantaggio.
Non ci sono requisiti formali formali per diventare un addetto alla reception. Alcune aziende prendono persone che hanno appena un diploma di scuola superiore e le addestrano sul posto di lavoro. Avere almeno un diploma di associato può aumentare notevolmente le possibilità di una persona di ottenere questo tipo di lavoro, e alcuni posti richiedono gradi più avanzati.