Con una piccola quantità di ricerca, i supervisori della reception troveranno una serie di diversi suggerimenti relativi a come possono effettivamente completare le loro mansioni lavorative. La maggior parte dei suggerimenti riguarda la risposta al telefono, l’abbigliamento adeguato, la gestione dell’orario di lavoro e dello spazio di lavoro e altro ancora. Poiché i clienti generalmente interagiscono con la reception di un’azienda quando entrano nei locali, è fondamentale che quest’area sia ben controllata. Seguendo i suggerimenti, i supervisori della reception possono assicurarsi che la reception del loro datore di lavoro sia organizzata e operi in modo amichevole ed efficiente.
Un supervisore della reception dovrebbe dare l’esempio, che include evitare di effettuare telefonate personali a meno che non si tratti di un’emergenza. Molte aziende hanno messo in atto una rigida politica relativa alle telefonate personali e, in caso contrario, un supervisore alla reception dovrebbe crearne una. Nell’ambito di questa politica, dovrebbe essere richiesto che gli ospiti con accesso walk-in siano cortesemente invitati a sedersi fino a quando non possono essere attesi se il personale della reception è al telefono con un fornitore o un cliente. Un supervisore della reception troverà utile anche che il proprio personale risponda al telefono con un sorriso, poiché le persone dall’altra parte possono sentire il sorriso nella loro voce, il che aiuta a migliorare le relazioni commerciali. Il modo migliore per i supervisori della reception per assicurarsi che il loro personale risponda correttamente al telefono è di istruirli e addestrarli a fondo.
I supervisori dei front desk dovrebbero assicurarsi che il loro personale si vesti adeguatamente. Il tipo di abbigliamento più appropriato è quello che imita la cultura del business. Dal momento che ci sono molti diversi tipi di settori che includono aziende con una reception, ogni settore di solito ha un codice di abbigliamento diverso dagli altri. Ad esempio, uno studio medico di solito richiede al personale di indossare scrub, ma di solito un ufficio scolastico richiede al personale di indossare cachi e una camicia abbottonata.
Tutti i supervisori della reception dovrebbero essere in grado di gestire in modo efficace il loro tempo di lavoro e lo spazio di lavoro, poiché ciò aiuta a ottimizzare l’efficienza operativa. Identificando i perditempo quotidiani e come evitarli, un supervisore può aumentare notevolmente i livelli di produttività dell’orario di lavoro. Il supervisore deve essere in grado di mantenere le aree della reception organizzate e ordinate, il che aiuta utilizzando strumenti relativi all’organizzazione spaziale. La maggior parte dei supervisori della reception troverà molto utile organizzare tutti i file dei clienti in modo elettronico. Questo aiuta a ridurre i problemi di carta che spesso contribuiscono a rendere la reception molto disordinata.
Il personale della reception normalmente affronta quotidianamente una grande quantità di stress. I supervisori della reception traggono vantaggio dal fornire al proprio personale tecniche per alleviare lo stress, specialmente quando si tratta di trattare con clienti maleducati. Una linea di comunicazione aperta dovrebbe essere sempre lasciata tra un supervisore della reception e il suo personale, in quanto ciò consente al personale di sfogarsi in caso di situazioni stressanti.