Un agente registrato è una persona specifica incaricata di inviare e ricevere una varietà di documenti legali per un’entità aziendale. Le leggi commerciali variano leggermente da un luogo all’altro, ma la funzione generale dell’agente registrato è abbastanza tipica nella maggior parte dei luoghi, comprese le giurisdizioni negli Stati Uniti, in Canada, nel Regno Unito e in Australia. Se un’azienda è parte in una causa, il servizio di processo, convocazione, reclamo, risposta e altri documenti legali verranno generalmente inviati all’agente registrato, che è quindi responsabile di avvisare i proprietari delle attività appropriate dei documenti. In altri casi, è responsabile della manutenzione annuale dell’azienda. Ad esempio, potrebbe essere responsabile di ricordare ai partner commerciali di presentare relazioni annuali, tasse o altri documenti annuali con le agenzie statali o federali appropriate.
A seconda delle dimensioni dell’azienda, diverse persone possono essere candidate accettabili per una posizione di agente registrato. Se l’attività è di proprietà e gestita da una sola persona, quella persona può agire come agente registrato. Se l’impresa è piccola e di proprietà di poche persone, uno di quei proprietari o uno degli azionisti, dipendenti, partner o membri, può anche lavorare come agente. Alcune entità aziendali sono molto più grandi. In tali casi, una terza parte esterna, di solito presso uno studio legale o una società di servizi, può essere la scelta migliore per la posizione di agente, anche se può essere utilizzato un membro interno dell’azienda.
Ci sono molti vantaggi nel designare una terza parte che agisca come agente. Ad esempio, il nome e l’indirizzo dell’agente registrato sono elencati pubblicamente su tutti i documenti legali, inclusi i documenti che configurano l’entità commerciale. Assumendo una terza parte, offre agli imprenditori una sorta di anonimato pubblico e riduce al minimo i pettegolezzi sul posto di lavoro. Ad esempio, i dipendenti potrebbero chiedersi perché una convocazione legale venga inviata a un imprenditore, laddove quegli stessi dipendenti non fossero a conoscenza di alcun procedimento legale se la citazione fosse inviata a un indirizzo fuori sede. Inoltre, la maggior parte degli agenti di terze parti dispone di sistemi di archiviazione dettagliati che tengono informate le aziende sulle scadenze di archiviazione, impedendo così l’accumulo di commissioni in ritardo.
Se un agente registrato non svolge le sue mansioni lavorative, può essere sfortunato per l’entità aziendale. Ad esempio, se una causa viene intentata contro l’azienda e il proprietario non viene a conoscenza della causa in modo tempestivo, l’attore può vincere il caso per impostazione predefinita. Inoltre, molte giurisdizioni prevedono sanzioni per le aziende che non dispongono di un agente. In alcuni casi, il mancato mantenimento di un agente può comportare la revoca dello status giuridico della società o la valutazione di tariffe rigide.