Un assistente di sottoscrizione elabora scartoffie, svolge mansioni d’ufficio e assiste gli individui o i team aziendali responsabili della preparazione dei documenti. Questi documenti sono generalmente di natura vincolante e legale, come polizze assicurative o mutui. Un assistente di sottoscrizione di solito riferisce a un sottoscrittore, ma i titoli di vigilanza possono variare da un settore all’altro. A seconda delle dimensioni dell’organizzazione in cui lavora, un assistente può essere responsabile di compiti che vanno dal servizio clienti ai compiti d’ufficio fino al controllo documentale.
La gestione delle copie stampate e la possibilità di organizzarle è un compito importante del lavoro di assistenza alla sottoscrizione. Un associato di sottoscrizione manterrà la documentazione aggiornata, comprese le comunicazioni con i clienti, il tracciamento dei record e le modifiche alle specifiche. Controllerà e coordinerà anche l’archiviazione della documentazione relativa alle politiche e ad altri documenti legali. L’assistente per la sottoscrizione seguirà i clienti per garantire registrazioni accurate e probabilmente metterà in campo domande generali su moduli, procedure e pratiche scritti ed elettronici. Se l’organizzazione ha clienti in luoghi distanti, un assistente di sottoscrizione viaggerà probabilmente con il team per aiutare con la compilazione e l’archiviazione di documenti e documenti informatici.
Con l’avanzamento della tecnologia, molte parti di questo lavoro saranno informatizzate. Questo assistente effettuerà ricerche su Internet, eseguirà report dettagliati sulle vendite, la gestione degli account e le informazioni sulle operazioni e la documentazione dei file con tecnologia come un computer o un dispositivo portatile. Può utilizzare un sistema di tracciamento del computer per mantenere il controllo della documentazione dell’organizzazione e, in alcuni casi, può indirizzare la formazione di altri su come utilizzare questo sistema informatico.
A seconda del settore in cui lavora, l’assistente per la sottoscrizione può essere responsabile di ulteriori compiti e potrebbe aver bisogno di precedenti esperienze per raggiungere gli obiettivi. Potrebbe essere incaricato di rivedere, comprendere e comunicare le politiche e le leggi attuali ad altri. Le informazioni relative alle pratiche commerciali della sua società saranno probabilmente registrate, archiviate e inoltrate dall’assistente per la sottoscrizione. Può utilizzare queste informazioni per aiutarlo a preparare la documentazione per agenzie governative, dipartimenti interni dell’azienda ed entità esterne.
Una giornata tipo per questo tipo di assistente può comportare un viaggio nei siti dei clienti, lavorare con un computer e gestire le pratiche burocratiche. Probabilmente passerà gran parte della giornata a compilare moduli, archiviare e parlare con gli altri durante le riunioni o al telefono. Gran parte del lavoro relativo alla documentazione può essere solitario; tuttavia, alcune posizioni lavorative in questo percorso di carriera possono comportare molto tempo impiegato a lavorare in gruppo.