Un assistente del personale, comunemente indicato anche come assistente delle risorse umane, lavora principalmente con i file e le registrazioni dei dipendenti di un’organizzazione. Spesso riferisce a un direttore del personale o a un direttore delle risorse umane. Le responsabilità tipiche possono comprendere la collaborazione con gli attuali membri del personale dell’organizzazione, nonché l’assunzione, l’assunzione e la formazione di nuovi dipendenti. Le mansioni lavorative aggiuntive dipendono normalmente dalle dimensioni dell’azienda e del suo personale. Alcuni esempi potrebbero includere l’esecuzione di compiti amministrativi generali e la mediazione dei conflitti dei dipendenti. Gli assistenti del personale sono generalmente tenuti ad avere una serie di competenze professionali.
Una delle responsabilità primarie di un assistente del personale è la tenuta dei registri. Lui o lei di solito mantiene il dossier personale di ciascun dipendente. Generalmente contengono informazioni quali dati di contatto personali, rapporti su orari e presenze e valutazioni delle prestazioni. Le informazioni sullo stipendio, inclusa la ritenuta d’acconto, sono normalmente incluse anche in un fascicolo del personale. L’assistente personale di solito mantiene anche le informazioni sui benefici dei dipendenti, come i dettagli del piano di assicurazione sulla vita e sulla salute.
A parte il loro principale dovere di conservare i registri delle risorse umane, gli assistenti del personale potrebbero anche avere altre ampie responsabilità amministrative. Ad esempio, uno dei loro compiti potrebbe essere quello di rimanere aggiornati sulle leggi sul lavoro e di affrontare i reclami dei dipendenti, se necessario. Potrebbero anche essere il principale referente dell’organizzazione, fungendo da assistente amministrativo e da responsabile delle relazioni sindacali. Molti assistenti del personale svolgono anche ricerche e compilano dati per produrre report su vari argomenti.
Inoltre, spesso rappresentano le loro organizzazioni alle fiere del lavoro. Durante il processo di assunzione, l’assistente personale può anche pubblicizzare posizioni aperte, raccogliere e rivedere le domande, condurre colloqui di lavoro e controllare i riferimenti. Lui o lei può essere responsabile per l’assunzione effettiva di candidati qualificati. Una volta che i membri del personale sono assunti, potrebbe anche facilitare nuovi programmi di orientamento dei dipendenti e aiutarli a iscriversi a piani di previdenza.
Un diploma di scuola superiore o il suo equivalente è in genere richiesto per diventare un assistente del personale. Molti hanno anche una laurea o una formazione scolastica professionale in gestione o risorse umane. L’esperienza sul lavoro è generalmente considerata anche una risorsa preziosa. Le qualifiche professionali desiderabili potrebbero includere eccellenti capacità organizzative e la capacità di mantenere informazioni riservate. Alcune posizioni possono richiedere un certo grado di competenza tecnica in settori quali la contabilità o l’uso di specifiche applicazioni informatiche. Inoltre, una carriera nelle risorse umane comporta in genere buone capacità comunicative interpersonali.