Un assistente di gestione, noto anche come segretario esecutivo, fornisce assistenza a uno o pi? dirigenti di livello superiore. Questa persona pu? supportare il presidente, il CEO, il vicepresidente o il capo dipartimento all’interno di un’organizzazione. I doveri potrebbero essere correlati a funzioni amministrative specifiche delle esigenze del dirigente e dell’organizzazione. Le responsabilit? lavorative per una persona in questa posizione in genere vanno oltre le funzioni di segreteria generale per coinvolgere compiti complessi come la ricerca analitica e la preparazione dei rapporti. Un assistente di gestione pu? anche supervisionare altro personale amministrativo dell’organizzazione.
Una persona impiegata in questa posizione ? responsabile della gestione delle funzioni amministrative per uno o pi? dirigenti senior. Le responsabilit? amministrative di cui il dirigente ? responsabile all’interno dell’organizzazione sono in genere assegnate a questa persona. Gran parte di questo supporto amministrativo include la preparazione di memo, e-mail e altra corrispondenza per conto del dirigente. Questa persona mantiene un sistema di archiviazione, risponde alle chiamate telefoniche e instrada i messaggi. Ulteriori compiti possono comportare l’ordinamento di posta e fax.
Per eseguire le responsabilit? in modo efficace pu? essere necessario disporre di buone capacit? organizzative e capacit? di svolgere pi? attivit?. Il segretario esecutivo potrebbe essere responsabile dell’organizzazione di riunioni e conferenze. Ci? pu? anche richiedere il coordinamento di pi? pianificazioni e la gestione di tutti i dettagli relativi alla riunione. In generale, la preparazione dell’agenda e l’ordinazione di pasti o bevande fanno parte delle responsabilit? di questa persona.
Quando l’esecutivo deve viaggiare per lavoro, l’assistente di gestione ? generalmente responsabile di assicurare la compagnia aerea, il noleggio auto e le sistemazioni alberghiere secondo necessit?. Manterr? spesso il calendario del dirigente e lo terr? informato degli appuntamenti quotidiani e imminenti, delle riunioni e dei viaggi relativi all’azienda. In genere preparer? materiale di presentazione per il suo capo associato alle riunioni.
Gran parte dei compiti amministrativi assegnati all’assistente di gestione dipendono da ci? che l’esecutivo ? disposto a delegare. Ci? potrebbe portare a compiti pi? complessi al di l? dei doveri di base che in genere sono richiesti per qualcuno che assiste un’altra persona. Un esempio di queste complesse attivit? ? la preparazione e la distribuzione di report.
La conoscenza di applicazioni informatiche con competenze intermedie o avanzate ? in genere essenziale per eseguire attivit? con la minima supervisione. L’assistente di gestione potrebbe anche gestire progetti speciali relativi all’intera organizzazione e mantenere database. A seconda delle dimensioni dell’azienda, anche le funzioni di generalista delle risorse umane potrebbero far parte delle sue responsabilit? quotidiane.
Un’altra responsabilit? per alcuni assistenti di gestione pu? anche comportare la supervisione del personale di livello inferiore nell’organizzazione. Ci? richiede competenze di leadership e di gestione. ? possibile che l’assistente debba pianificare, assegnare e monitorare il flusso di lavoro del personale amministrativo all’interno del dipartimento. Insieme alla supervisione, l’assistente ? in genere la persona di riferimento per le operazioni quotidiane dell’ufficio relative alle apparecchiature per ufficio o ai problemi di manutenzione degli edifici.