In generale, un coordinatore amministrativo gestisce e supporta gli uffici di un’azienda o organizzazione. Le principali mansioni lavorative includono in genere fornire un supporto amministrativo completo, supervisionare il personale di supporto e aiutare a gestire il budget. Questi compiti sono adatti per una persona automotivata, meticolosa e pratica.
Doveri primari
Il ruolo principale di un coordinatore amministrativo è quello di fungere da collegamento tra i dipartimenti, i fornitori esterni e i membri dello staff. Per funzionare in modo efficace, la maggior parte delle organizzazioni ha una complessa gerarchia di individui e specialisti che devono lavorare insieme per fare le cose. I coordinatori amministrativi in ??genere organizzano, supervisionano e facilitano questo flusso di lavoro. Possono anche essere chiamati a conoscere i dettagli tecnici e il funzionamento interno di un’organizzazione al fine di fornire supporto specializzato.
Ad esempio, se un membro di facoltà di un’università necessita di un rimborso per le spese di viaggio, il coordinatore potrebbe dover lavorare con diversi altri dipartimenti per garantire i fondi. Può lavorare con l’ufficio viaggi, il dipartimento contabilità, il personale di supporto della facoltà o altri per elaborare le informazioni necessarie per il membro della facoltà. Un coordinatore amministrativo con conoscenze specializzate sul protocollo di rimborso universitario può di solito servire meglio il membro della facoltà rispetto ad altri impiegati della scuola.
Dirigenti
Il coordinatore amministrativo di una grande organizzazione di solito gestisce il personale di supporto. Questi membri del personale includono tipicamente impiegati non di supervisione nel dipartimento che forniscono servizi di segreteria o finanziari. La maggior parte dei coordinatori ha anche l’incarico di assumere nuovi dipendenti, valutare o rimproverare i dipendenti attuali e fissare incarichi di lavoro.
Doveri di supporto
Un coordinatore amministrativo potrebbe dover svolgere compiti di segreteria di base, specialmente se l’organizzazione per cui lavora è piccola. Potrebbe essere coinvolto nella gestione di database, nella creazione di report, nella scrittura di lettere e nel lavoro su altre attività di supporto generali. I coordinatori sono spesso responsabili della manutenzione dell’ufficio, incluso l’acquisto di materiali di consumo, la gestione delle strutture e la sicurezza delle attrezzature.
budgeting
Un altro compito importante per un coordinatore amministrativo è quello di aiutare a preparare e attuare il bilancio dell’organizzazione. La maggior parte dei coordinatori è generalmente coinvolta in una certa misura nella gestione finanziaria della propria azienda. Spesso sono coinvolti nel monitoraggio di come vengono spesi i soldi, aiutando a controllare i costi, approvando le spese e scrivendo relazioni finanziarie.
Diventare coordinatore amministrativo
La qualifica principale per un coordinatore amministrativo è l’esperienza lavorativa precedente, con molte organizzazioni che richiedono un equivalente di sette anni di supporto amministrativo. In passato molti coordinatori ricoprivano posizioni come manager di ufficio o amministrativi, assistenti amministrativi o come rappresentanti del servizio clienti. Oltre all’esperienza, molte di queste posizioni richiedono almeno un diploma di scuola superiore o un diploma di equivalenza generale (GED). Alcune organizzazioni possono richiedere un diploma di laurea o anche un diploma universitario di livello universitario.