Un responsabile dell’ufficio gestisce il flusso di lavoro, tiene registri e supervisiona i dipendenti, facilitando in generale il lavoro svolto in un ufficio. I compiti precisi svolti possono dipendere da una serie di fattori, tra cui il numero di dipendenti e le dimensioni dell’azienda. Il lavoro di un dirigente d’ufficio è di solito molto simile tra i campi perché lui o lei è responsabile solo per gli altri dipendenti, non per il lavoro effettivo svolto in ufficio. Nella maggior parte dei casi, questa posizione non è il massimo livello di gestione dell’azienda e questo dipendente può riferire a manager o proprietari superiori. Le piccole aziende possono avere dirigenti d’ufficio, ma a volte si tratta semplicemente di impiegati avanzati che svolgono le funzioni di dirigente d’ufficio oltre alle proprie funzioni senza qualifiche speciali.
Un responsabile di ufficio è generalmente una persona con una laurea in gestione o affari. È generalmente responsabile di assicurarsi che i dipendenti lavorino nel modo più efficiente possibile e che la produttività sia al massimo livello possibile. Il responsabile dell’ufficio di solito lo fa assegnando il lavoro in modo efficace, toccando frequentemente la base con i dipendenti e tenendo registri della produttività. Questa posizione è spesso responsabile anche per tenere traccia di budget, file e registri dei dipendenti.
Dato che il manager rende solo più facile per i dipendenti svolgere il proprio lavoro, non deve necessariamente comprendere il lavoro svolto in ufficio per gestirlo in modo efficace. Ad esempio, una persona con una laurea in gestione ma nessuna esperienza con i computer potrebbe ancora gestire un ufficio che progetta software. Anche così, è spesso utile avere esperienza nel tipo di ufficio in cui si lavora, sia perché dà fiducia ai dipendenti di livello inferiore nella propria competenza sia perché può aiutare nella gestione del flusso di lavoro.
Una delle maggiori responsabilità spesso assegnate ai dirigenti d’ufficio è l’assunzione di nuovi dipendenti e la cessazione di quelli vecchi. Il gestore può anche essere responsabile di assicurarsi che tutti i dipendenti siano informati delle politiche aziendali e che firmino tutti i documenti legali necessari relativi all’impiego. Assicurare che l’ufficio sia gestito nel pieno rispetto delle leggi che regolano i dipendenti è uno dei compiti più importanti del responsabile dell’ufficio.
Le aziende più piccole hanno spesso bisogno di una gestione in ufficio senza le risorse per assumere una persona esclusivamente per la gestione dell’ufficio. In questi casi, il proprietario può ricoprire la funzione di manager o un dipendente di alto livello può lavorare e supervisionare gli altri. Non tutti gli uffici richiedono questo tipo di gestione, quindi ci sono uffici che funzionano senza la supervisione di un manager. Quando si applicano per i lavori di responsabile di ufficio, i requisiti esatti della posizione sono generalmente elencati nella descrizione del lavoro. È importante esaminare questi requisiti esatti, perché ogni ufficio desidera qualcosa di leggermente diverso da un manager a seconda di ciò che è successo in passato.