Un organizzatore di eventi professionale è un uomo o una donna che organizza, imposta e gestisce vari eventi e riunioni aziendali, pubblici e privati. Trova luoghi appropriati, negozia giorni, orari e tariffe e determina la necessità di cibo, bevande, tavoli e attrezzature. Molti organizzatori di eventi partecipano effettivamente alle convention, alle riunioni o ai concerti che organizzano per garantire che tutte le esigenze dei partecipanti siano soddisfatte. Un professionista può essere assunto da una società di pianificazione, un comitato interno di un’azienda o gestire un’attività indipendente.
Una grande quantità di tempo e sforzi devono essere messi nella pianificazione di un grande evento. Molte aziende, agenzie governative e organizzazioni semplicemente non hanno il tempo, l’esperienza e le risorse per organizzare un incontro di qualità. Un organizzatore di eventi professionale può alleviare lo stress di clienti e aziende assumendosi tutti i doveri coinvolti nella pianificazione e nell’esecuzione di una convenzione. Di solito gli viene data un’idea di base di ciò che riguarda un evento, incluso il motivo per cui si sta svolgendo, le informazioni sul budget e il numero di persone che saranno presenti. Il pianificatore di eventi cerca quindi i luoghi migliori, negozia le tariffe e stabilisce le date e gli orari.
A seconda del tipo di incontro, un organizzatore di eventi professionale potrebbe dover organizzare servizi di catering, intrattenimento o attrezzature speciali come microfoni, videoregistratori e proiettori per seminari e conferenze. Una volta che tutto è stato programmato, il pianificatore dell’evento supervisiona la disposizione di sedie, tavoli e decorazioni e gestisce altre attività preparatorie in loco. Frequenta spesso eventi, assicurandosi che cibo e bevande non si esauriscano e che i loro clienti siano soddisfatti del loro lavoro.
Molti organizzatori di eventi lavorano per grandi aziende di pianificazione, dove di solito sono designati compiti specifici, come stabilire tariffe o trovare posizioni appropriate. Un organizzatore di eventi professionale autonomo, tuttavia, spesso assume tutti i doveri coinvolti, inclusi la promozione, il marketing, il finanziamento e la supervisione di eventi. Il lavoro può essere frenetico, anche se un professionista con esperienza prende tutte le precauzioni e le fasi preparatorie necessarie per assicurarsi che le cose procedano senza intoppi.
Non ci sono requisiti fissi per diventare un organizzatore di eventi professionale, anche se molte persone hanno conseguito lauree associate o di laurea in gestione aziendale, pubbliche relazioni, comunicazioni o finanza. Molte organizzazioni nazionali offrono test di certificazione per i membri e l’organizzazione volontaria di eventi, che possono aiutare un professionista a migliorare le proprie credenziali e le possibilità di trovare lavoro. La certificazione è particolarmente importante per i pianificatori autonomi, quindi i clienti possono essere certi di avere a che fare con professionisti.