Un responsabile di contratto gestisce l’amministrazione dell’accordo scritto tra un’azienda e un fornitore. Il manager può lavorare su entrambi i lati del contratto. Questa posizione viene utilizzata in molti settori diversi, tra cui società a scopo di lucro, organizzazioni senza scopo di lucro e agenzie governative, pertanto le mansioni e l’ambito di lavoro possono variare. In generale, un responsabile del contratto è responsabile dell’esecuzione del contratto e della comunicazione in corso con l’altra parte. Le funzioni specifiche possono includere la manutenzione dei file, la rendicontazione finanziaria e il monitoraggio dello stato di avanzamento delle condizioni contrattuali.
Molti tipi diversi di aziende e organizzazioni assumono aziende esterne per completare il lavoro che non può essere svolto internamente. Queste aziende sono contrattate come fornitori di terze parti e accettano di rispettare i termini di un accordo scritto. In genere, questi accordi scritti coprono un periodo di tempo significativo, a volte più anni, e costituiscono la base di una relazione in corso che deve essere gestita da vicino per garantire che entrambe le parti ricevano quanto promesso dal contratto. La relazione deve inoltre essere gestita per garantire che il progetto rimanga entro i parametri del contratto e che i cambiamenti del personale non interrompano le operazioni.
Inoltre, ogni contratto è diverso. Non esiste un contratto fornitore standard che abbia gli stessi termini indipendentemente dalle parti coinvolte. Il gestore del contratto gestisce ogni contratto come una relazione unica con i propri termini e parametri. In genere, viene assegnato a una negoziazione una volta concordati i termini ed è inizialmente responsabile della firma e della consegna di tutti i documenti. Una volta che il contratto è operativo, funge da persona di riferimento per l’amministrazione fino alla conclusione del contratto.
L’amministrazione di un contratto può includere molti compiti specifici, a seconda della natura dell’incarico. Il responsabile del contratto è responsabile della comunicazione tra le parti, compresi gli aggiornamenti dello stato che tracciano i progressi verso gli obiettivi. In molti casi, può fungere da responsabile della conformità principale del contratto, effettuare visite in loco e fare controlli a campione per assicurarsi che non stia succedendo nulla di insolito. Molto spesso, il responsabile del contratto è responsabile del budget delle spese, del monitoraggio delle spese, della raccolta delle entrate e dei contatti con il dipartimento finanziario per la creazione di report finanziari.
Il gestore del contratto gestisce anche le deviazioni del contratto e gestisce il cambiamento. Se il fornitore riscontra il turnover del personale chiave o una modifica del budget deve passare attraverso i canali di approvazione, il responsabile del contratto gestisce i dettagli in modo che il progetto continui a funzionare senza intoppi. In genere, è responsabile delle relazioni periodiche sui contratti che presentano lo stato del lavoro svolto ai sensi del contratto alle parti interessate.