Un supervisore amministrativo è responsabile della gestione dei dipendenti, garantendo la conformità con le politiche aziendali, risolvendo i problemi e facilitando la comunicazione tra dirigenti e impiegati amministrativi. Questa posizione si trova in grandi organizzazioni, di solito all’interno del dipartimento dei servizi amministrativi. In un’azienda più piccola, le attività normalmente svolte in questo ruolo sono completate dal direttore aziendale.
La responsabilità primaria di qualcuno in questa posizione è legata alla gestione di altri dipendenti nei servizi di amministrazione. Le responsabilità delle relazioni umane possono includere il reclutamento, l’assunzione, la disciplina, la valutazione delle prestazioni e la risoluzione. Tutte queste attività vengono normalmente completate con il supporto e la consulenza del dipartimento risorse umane, ma è responsabilità del supervisore amministrativo.
Il supervisore amministrativo deve garantire che tutte le procedure aziendali utilizzate per completare le responsabilità operative siano seguite dai suoi rapporti diretti. In alcuni casi, è coinvolto nella creazione e manutenzione di un manuale operativo o di altre guide di istruzioni. Controlli a campione e follow-up casuali sono ottimi modi per confermare che tutte le procedure sono state seguite.
Un supervisore dovrebbe risolvere i problemi tra i dipendenti e i reclami dei clienti. Questo processo include la raccolta di informazioni da tutte le parti coinvolte, la revisione delle prove e l’adozione di una decisione che risolverà il problema. La familiarità con le politiche aziendali e una solida conoscenza delle esigenze del cliente sono fondamentali per svolgere bene questo aspetto del lavoro.
Nella maggior parte delle organizzazioni, il supervisore amministrativo si incontra regolarmente con il responsabile operativo o amministrativo. Durante queste riunioni, il gestore fornisce al supervisore informazioni sulla direzione strategica dell’azienda, i problemi che sono stati identificati ai livelli più alti e qualsiasi altra preoccupazione. A sua volta, il supervisore aggiorna il gestore su problemi o sfide di livello inferiore e fornisce input su possibili soluzioni. Qualcuno nella supervisione amministrativa condivide le informazioni rilevanti con il proprio team e per mantenere la riservatezza su possibili decisioni o cambiamenti di direzione. Le capacità comunicative e la discrezione sono assolutamente essenziali per chiunque in questa posizione.
Per qualificarsi come supervisore amministrativo, di solito è richiesta una formazione post-secondaria in amministrazione aziendale. Questa istruzione può essere completata in quasi tutte le comunità o college di carriera, perché il programma è ampiamente disponibile. Alcuni candidati hanno un titolo universitario. Questo livello di istruzione non è richiesto, ma potrebbe essere utile quando si cerca di passare a una posizione di senior management.