È compito di un indicizzatore di documenti ordinare e classificare i documenti in modo che possano essere facilmente recuperati per una successiva visualizzazione. Queste persone possono lavorare in una varietà di contesti, tra cui agenzie governative, ospedali e università. L’esecuzione di questo lavoro di solito richiede una persona estremamente organizzata e in grado di lavorare in modo indipendente. In generale, le mansioni lavorative di un indicizzatore di documenti includono l’ordinamento di nuovi documenti, il recupero di documenti esistenti, la rimozione di documenti non necessari, la risposta a domande e l’esecuzione di vari compiti di segreteria.
Uno dei compiti più importanti di un indicizzatore di documenti è l’ordinamento di nuovi documenti e la loro collocazione nella posizione corretta. Ad esempio, se lavora in un’università, un indicizzatore di documenti potrebbe classificare i record degli studenti e ordinarli in ordine alfabetico. Se lavora in un tribunale, potrebbe sistemare i precedenti penali. Questa pratica richiede che un individuo segua le linee guida sul posto di lavoro e mantenga l’accuratezza. Un documento posizionato in un’area errata potrebbe comportare problemi futuri.
Anche il recupero di documenti esistenti svolge un ruolo importante in questa posizione. Ogni volta che una persona deve visualizzare un documento, è responsabilità di un indicizzatore di documenti ottenerlo rapidamente. Nel caso di un’università, potrebbe essere necessario recuperare i file di uno studente per determinare quali classi devono essere seguite nel semestre successivo. Ecco perché è così importante che un indicizzatore di documenti sia organizzato e classifichi correttamente tutti i documenti.
Per evitare disordine e mantenere l’ordine, la rimozione di documenti non necessari è un altro dovere di lavoro. Ciò comporta in genere l’eliminazione dei documenti scaduti che non sono più pertinenti. Un esempio potrebbe essere la rimozione dei registri degli studenti dopo la laurea. In alcuni casi, questi file verranno trasferiti in un contenitore separato. In altri, un indicizzatore di documenti li distruggerà secondo il protocollo aziendale.
Insieme a questo, gli sarà spesso richiesto di rispondere alle domande relative a determinati documenti. Ciò può comportare domande da parte del pubblico, dei colleghi o dei supervisori. Quando ciò accade, un indicizzatore di documenti deve individuare il documento corretto e fornire risposte. Questo aspetto del lavoro richiede che un individuo abbia delle capacità interpersonali.
Inoltre, un indicizzatore di documenti sarà anche responsabile dell’esecuzione di vari compiti di segreteria. Ad esempio, potrebbe essere necessario rispondere alle telefonate, inviare fax o inviare posta alle persone appropriate. Se il posto di lavoro è più occupato del solito, potrebbe essere necessario assistere il segretario o altri dipartimenti. Di conseguenza, deve essere versatile e capace di improvvisare quando necessario.